Тайм менеджмент сотрудников

Тайм-менеджмент сотрудников: повышаем эффективность труда

Рассказываем о правилах создания, способах внедрения и дадим обзор программ, тренингов и техник, которые помогут сотрудникам использовать время с максимальной эффективностью

  • Главная
  • Блог
  • Тайм-менеджмент сотрудников: повышаем эффективность труда

 

Из этого материала вы узнаете:

  • 10 ключевых правил тайм-менеджмента сотрудников
  • Важность одного языка в тайм-менеджменте сотрудников
  • Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент
  • Тренинги по тайм-менеджменту сотрудников
  • Системы тайм-менеджмента сотрудников
  • Приложения и программы для тайм-менеджмента сотрудников
  • CRM-система для эффективного тайм-менеджмента сотрудников

Если в компании половина персонала все делает вовремя, а другая половина постоянно не успевает, значит, ни о какой эффективности не может быть речи и требуется организация тайм-менеджмента сотрудников. Этот процесс не должен ограничиваться только линейным персоналом, управлять своим временем должны уметь и топ-менеджеры компании.

Многие руководители подходят к тайм-менеджменту поверхностно, на уровне бесед и устных рекомендаций. Такой метод может быть эффективен только при очень малом количестве подчиненных, но для более-менее крупной компании требуется создание корпоративного тайм-менеджмента.

В нашей статье мы расскажем о правилах его создания, способах внедрения и дадим обзор программ, тренингов и техник, которые помогут сотрудникам использовать время с максимальной эффективностью.

10 ключевых правил тайм-менеджмента для сотрудников

Каждый человек, который минимально посвящен в тему тайм-менеджмента, знает о десяти главных заповедях. Чтобы эти принципы не казались абстрактными и малопонятными, мы сформулировали конкретные критерии к каждому из них.

Критерии

Принципы

Наглядность и обозримость информации и замыслов.

Всегда фиксируйте мысли. Так намного легче контролировать задачи и процессы.

Измеримость конечных результатов, времени и продуктивности.

Управление базируется только на объективном представлении всей ситуации. Не стоит доверять предположениям, ориентируйтесь лишь на факты.

Системность, организованность, скоординированность действий.

Система – основа любого дела. Хотите результата – систематизируйте процессы.

Адаптированность, простота планирования, оперативность в принятии мер.

Планирование должно быть предельно простым и гибким, а реакция на изменения – незамедлительной.

Четкое осознание цели, определенность направления.

Формулируйте конкретные и измеримые цели. Периодически проверяйте, насколько каждое действие соответствует итоговому замыслу.

Расстановка приоритетов, концентрация на важном.

Определите, что имеет первостепенное значение. Инвестируйте время и ресурсы именно в это направление.

Инвестирование в развитие.

Вкладывайтесь в то, что пригодится в будущем. Прогресс – дело непростое, но он никогда не будет лишним.

Своевременность действий.

Планирование – это всего лишь инструмент. Не упускайте момент, если он соответствует цели, но не вписывается в график.

Управление процессами.

Делегируя обязанности сотрудникам, тщательно следите за исполнением.

Легкость.

Лучше работать меньше, но легче и эффективнее. Часы, проведенные на работе, не являются гарантом результата.

Внимание к продуктивности.

Время и эффективность – важнейшие показатели тайм-менеджмента. Старайтесь делать больше и лучше за минимально короткий период.

Рассмотрим каждый критерий подробнее.

1. Наглядность и обозримость информации и замыслов

Тайм-менеджмент не принесет результатов, если задачи, замыслы и договоренности не зафиксированы. Этот принцип особенно важен, когда над общим проектом трудится группа людей. Наглядность задач в данном случае позволит избавиться от неорганизованности. А если работник не будет справляться с поручением, дело легко можно передать другому.

Регистрация

Причем записывать всю информацию желательно на электронных носителях. Это поможет максимально «разгрузить» мысли и сконцентрироваться на задачах, имеющих первостепенное значение. К тому же, поиск информации будет происходить намного быстрее, ведь всегда можно обратиться к необходимым данным. А если какой-нибудь сотрудник решит уволиться, вам не придется переживать, что он прихватил с собой ежедневник с важными контактами или полезными сведениями.

2. Измеримость конечных результатов, времени и продуктивности

Как в личном, так и в тайм-менеджменте для сотрудников важно вести учет времени. Только так получится правильно распоряжаться этим невосполнимым ресурсом. Нужно наглядно оценить, какой объем времени расходуется на первостепенные задачи, а какая доля тратится на выполнение дел, которые можно делегировать.

Этот принцип наглядно демонстрируется реальным примером группы компаний «MC-Bauchemie-Russia». Руководитель одного из департаментов внедрил очень простой, но эффективный инструмент. На самое видное место офиса поместили лист бумаги, на котором фиксировали задачи, решенные за день. В конце рабочей смены красным цветом выделялись срочные дела, которые выполнялись в последний момент в авральном режиме. Количество таких задач частенько превышало половину объема всей проделанной работы.

Благодаря этому приему коллектив оценил, насколько важны планово-предупредительные работы, на которые до этого просто не находилось времени. Так тайм-менеджмент вписался в трудовые будни сотрудников. Они самостоятельно составили план действий и распределили между собой соответствующие обязанности. Простой учет времени и измеримость задач позволили понять, что своевременное выполнение существенно экономит все ресурсы.

3. Системность, организованность, скоординированность действий

В личном тайм-менеджменте принцип системности подразумевает соответствие существующих задач и целей. Если речь идет о коллективной работе, необходимо понять, насколько скоординированы сотрудники. Для этого достаточно оценить, выступает ли команда как единое целое, в котором вклад каждого участника существенно повышает результат общей работы.

Системность, организованность, скоординированность действий

4. Адаптированность, простота планирования, оперативность в принятии мер

Зачастую тайм-менеджмент ассоциируется с жестким планированием и существованием в заданных рамках. Действительно, если вы решили правильно распоряжаться временем, в привычном укладе придется многое поменять. Однако план нельзя воспринимать как непреложный закон. Планирование – это всего лишь инструмент. Оно должно быть простым и гибким, чтобы намеченные замыслы легко вписывались в существующие условия.

5. Четкое осознание цели, определенность направления

Далеко не каждую деятельность можно назвать сплоченной коллективной работой. К примеру, результаты от хаотичных действий или четко спланированной работы будут просто несопоставимы. Важно, чтобы конечная цель командного взаимодействия была понятна всем участникам и каждый шаг был направлен на ее достижение.

6. Расстановка приоритетов, концентрация на важном

Внедряя тайм-менеджмент для сотрудников, нужно определить степень «загруженности текучкой». Порой большую часть рабочего времени занимают действия, которые практически не влияют на результат. В этот же момент задачи, дающие максимальный эффект, отодвигаются на второй план. Для достижения ощутимых результатов необходимо определиться с приоритетными направлениями деятельности и сконцентрировать все силы на них.

7. Инвестирование в развитие

Любая деятельность приносит определенные результаты. Но совершение этих действий совсем не гарантирует развитие и создание новых возможностей в будущем, хотя именно на это должна быть направлена вся работа.

Хороший пример инвестирования в развитие – компания ОАО «ОмскБанк». В каждое заседание Правления банка были включены обязательные «15 минут на тайм-менеджмент». В это время руководитель делился собственным опытом освоения ТМ, после чего подчиненные рассказывали о своих успехах в организации времени. Один из топ-менеджеров перенял данную практику и периодически проводил «пятиминутку» тайм-менеджмента со своими сотрудниками. В итоге ТМ постепенно вписался в привычный рабочий график, что, без сомнения, положительно сказалось на продуктивности всего коллектива.

8. Своевременность действий

Данный принцип тайм-менеджмента подразумевает, что все задачи должны выполняться в срок. Это касается как фиксированных дел, привязанных к жесткому графику, так и более «свободных» проектов. Своевременность в тайм-менеджменте воплотима только при гибком подходе, который позволяет оперативно подстроиться под новые условия и возникающие возможности.

9. Управление процессами

Одна из проблем любого трудового процесса – необходимость постоянного контроля над исполнением задач. Просто вспомните, сколько раз приходится напоминать сотрудникам о сдаче отчетности или других поручениях?

Если такое положение дел актуально, возьмите на вооружение опыт компании «Comstar Telecommunications». Сотрудники коммерческого отдела разработали Excel-формы контроля секретарем, включающие регламент, формы контроля задач, формы мониторинга процессов. Дополнительно в Excel-формы собирают все необходимые данные: e-mail, устные поручения руководства, транскрибацию диалогов, произошедших на собраниях или в свободное от работы время. Секретарь компонует информацию и формирует отчет по проектам для руководства. По словам коммерческого директора «Comstar Telecommunications», этот инструмент существенно повысил продуктивность, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

Управление процессами

10. Легкость

Пожалуй, это единственный критерий, не требующий подробных объяснений. Даже самая ответственная работа, как личная, так и командная, не должна «напрягать». И грамотный тайм-менеджмент играет в этом вопросе не последнюю роль.

Помимо десяти приведенных критериев, оценивается еще один интегральный показатель – «внимание к продуктивности». Он отражает степень уважения к собственному и чужому времени в целом. Этот принцип особенно значим, когда речь идет о командной работе.

Важность одного языка в тайм-менеджменте сотрудников

Конечно, внедрение тайм-менеджмента для сотрудников положительно скажется на рабочем процессе. Но даже соблюдение всех принципов не будет эффективным, если отсутствует стандартизация общения.

Согласитесь, очень сложно понять, когда необходимо сдать работу, если комментарий «как можно скорее» не отображает ни конкретных дат, ни точного времени. Как вписать такую задачу в свой график?

Подобные ситуации в рабочем процессе возникают сплошь и рядом. Практически каждому сотруднику в определенный момент приходится «расшифровывать» записки и заметки коллеги, который ушел на больничный или уволился. Иногда неразбериха возникает, когда люди говорят об одном, но выражают это совершенно разными способами. В итоге страдает результат всей команды.

Избежать подобных просадок можно с помощью стандартизации общения. Все специалисты должны общаться между собой на специализированном языке. Это может быть общепринятая система с утвержденным словарем, конструкциями и оборотами, благодаря которой информация будет трактоваться однозначно.

Стоит понимать, что ввести единый стандарт не так уж и просто, ведь использование профессионального языка крайне редко встречается даже в рамках одной компании. Конечно, есть уже прижившийся профдиалект, но его значение для каждого отдела или конкретного сотрудника может различаться. Именно поэтому для всех подразделений требуется единая модель, которая будет стоять в основе взаимодействия коллектива.

Это в меньшей мере касается сфер, связанных с корпоративной организацией труда. Менеджеры таких компаний обладают соответствующим опытом и изъясняются общим языком, понятным для всех участников рабочего процесса.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Использование тайм-менеджмента в корпоративных целях следует начинать именно с руководящего состава. В дальнейшем (спустя 2-3 месяца) стандарт распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Рассмотрим процесс введения ТМ на небольшой группе, состоящей и 10-15 топ-менеджеров,5-10 их заместителей и 5-10 представителей секретариата.

Схема типового проекта внедрения тайм-менеджмента для сотрудников приведена рисунке.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Сам проект включает в себя несколько стадий.

1. Диагностика

Для определения масштабов проблемы проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными ТОПами и менеджерами среднего звена.

Дополнительно можно произвести хронометраж работы конкретного менеджера. Внешний консультант следит за процессом и фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

2. Вводный корпоративный тренинг для топ-менеджеров

Как правило, на мероприятие отводится два дня, но не каждый руководитель может высвободить столько времени в и без того насыщенном графике. Тогда тренинг разбивается на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа.

С помощью обучения ТОПы должны:

  • Узнать основные принципы и приемы ТМ.
  • Ознакомиться с успешным опытом других компаний.
  • Понять структуру базовых элементов ТМ-стандарта.
  • Принять главные правила и договоренности, на которых и будет происходить внедрение стандарта в компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров

Большинство ТОП-менеджеров попадают в ловушку собственных плотных графиков. У них просто не хватает времени, чтобы заняться правильной организацией времени. Выбраться из ситуации поможет только серьезная работа с консультантом и применение ТМ-стандарта на практике. Конечно, можно попытаться освоить все самостоятельно, но в большинстве случаев это не приносит результатов. Взаимодействие с консультантом можно сравнить с персональной тренировкой в зале: весь комплекс можно осилить и без тренера, но велика вероятность, что упражнения будут выполняться с ошибками. И вообще не факт, что будут выполняться, ведь не так уж и просто найти силы и время на зал.

4. Работа с секретариатом

Данная стадия реализуется одновременно с предыдущей. Помимо топ-менеджеров, консультанты работают с личными помощниками и секретарями, помогая сотрудникам освоить главные принципы тайм-менеджмента. Этот этап особенно важен, ведь в результате «настройки» секретариата высвобождается время ТОПов, хотя они не тратят на процесс ни одной минуты.

5. Создание пилотной версии ТМ-стандарта

Проведя подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и «докручивают» их с учетом специфики работы компании.

6. Применение стандарта на уровне менеджеров среднего звена

Конечно, проведение персональных консультации со всеми рядовыми сотрудниками нерентабельно. Для внедрения тайм-менеджмента проводят тренинги, сформированные в соответствии с уже подготовленным стандартом.

7. Утверждение конечной версии стандарта

Принятие итогового варианта происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта, принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов: «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: «Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?»».

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: «Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: думаю и переживаю».

8. Оценка эффективности

Оценка эффективности

Внедрение тайм-менеджмента освобождает время руководства и дает возможность подумать о приоритетных вопросах, а также снижает количество причин для переживаний. К тому же, применение стандартов существенно увеличивает продуктивность деятельности компании: рабочее время используется рационально, задачи выполняются в срок, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь.

Тренинги по тайм-менеджменту сотрудников

Как правило, большинство подобных корпоративных мероприятий проводятся профессиональными коучами. Но в некоторых случаях руководитель может самостоятельно справиться с организацией тренинга по тайм-менеджменту для сотрудников.

Самые эффективные упражнения:

  • «Длительность минуты». Все работники собираются в одном помещении, снимают часы и убирают телефоны. Нужно, чтобы человек закрыл глаза и открыл через минуту. Так как «внутренние часы» у всех разные, это позволит определить, как каждый работник воспринимает время.
  • «Ритмы эффективности». Попросите, чтобы человек зафиксировал каждый час своего рабочего и выходного дня и оценил, в какое время ощущается энергетический подъем. Эксперимент позволит «нащупать» естественные биоритмы и скорректировать рабочий график с их учетом.
  • «Расстановка приоритетов». Каждому участнику упражнения необходимо написать 10 основных ценностей в жизни, например, дружба, честность, любовь и пр. После этого все делятся на пары и по очереди спрашивают, какое значение имеет та или иная ценность. Нужно понять, предпочтет ли человек семью карьере, что он выберет между здоровьем и деньгами и пр. Так можно определить истинные приоритеты сотрудников.
  • «Хронометраж». Это очень простое, но наглядное упражнение. Поручите сотрудникам записывать все действия, совершенные за день, и проставлять тайминг. Благодаря самонаблюдению обнаруживаются главные «пожиратели времени» и подмечаются привычки, снижающие эффективность работы.

Системы тайм-менеджмента сотрудников

По мнению коучей, специализирующихся на теме личностного роста и саморазвития, дисциплина подобна мускулатуре и хорошо поддается тренировке. И физический тренинг, и проработка конкретного навыка невозможны без системы, четкого плана действий. Причем не обязательно продумывать стратегию самостоятельно, можно воспользоваться готовыми и зарекомендовавшими себя вариантами.

Системы тайм-менеджмента сотрудников

Getting Things Done (GTD)

В основе этой системы лежит книга «Как привести дела в порядок», написанная Дэвидом Алленом. Эксперт рассказывает, как быть максимально эффективным, не испытывая при этом перенапряжение и стресс. Одна из главных мыслей заключается в том, что человеку не нужно постоянно держать в голове все задачи – все необходимое можно зафиксировать в телефоне или блокноте. Как только мозг освободится от запоминания дел, которые необходимо сделать, он автоматически переключится на способы решения этих самых вопросов.

Аллен рекомендует периодически занимать роль стороннего наблюдателя и оценивать текущее положение дел. В целом, GTD подходит для людей, выполняющих большой объем задач ежедневно. Такой метод можно рассматривать в качестве системы тайм-менеджмента для сотрудников.

Система управления временем Франклина

Руководствуясь работами Бенджамина Франклина, Стивен Кови предлагает сначала формулировать глобальные цели и делить их на маленькие задачи. Придерживаясь этой системы, человек сможет грамотно распоряжаться собственным временем и будет ежедневно работать над реализацией самых смелых замыслов. Этот метод подойдет людям, которые уже дисциплинированы и замотивированы на непрерывную работу.

Делать сейчас!

Данная техника приводится в книге Нейла Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Методика включает в себя несколько приемов для преодоления прокрастинации. К примеру:

  • Формирование здоровой самооценки избавит от страха совершить ошибку.
  • Смена негативных убеждений на позитивные высвобождает энергию, которую можно направить на достижение целей.
  • Объемное мышление и календарь с обратным отсчетом позволят распределить задачи и выполнить их в срок.
  • Антирасписание дает возможность запланировать не только работу, но и отдых. Обязательно внесите в свой график просмотр любимого сериала или урок живописи. Выделите время на любимые дела, тогда о прокрастинации не будет и речи.
  • Постановка реалистичных задач поможет переключиться с абстрактных мечтаний на решение насущных вопросов.

Действуя в состоянии «потока», человек не только избежит напряжения, но сохранит мотивацию для достижения долгосрочных целей. А запланированный отдых позволит восстановить силы и защитит от выгорания.

Техника Pomodoro

Метод «Помодоро» был придуман в конце прошлого столетия и за десятки лет не один раз доказал свою эффективность. Суть техники состоит в чередовании периодов труда и отдыха. Время активной работы составляет 25 минут, на передышку отводится 5 минут. Один такой цикл рассчитан на 30 минут.

Прежде чем ставить таймер, рассортируйте все задачи по мере убывания их важности, после чего приступайте к выполнению. Спустя 25 минут сделайте пятиминутный перерыв, затем снова возвращайтесь к работе. Отмечайте галочкой каждый «помидор», потраченный на решение задачи. Через четыре цикла отдохните 15-30 минут. Справившись с одним вопросом, переключаетесь на следующий.

Техника Pomodoro

Такой подход поможет сконцентрироваться на решении важных вопросов, не отвлекаясь на возникающие соблазны. А фиксируя весь процесс, вы сможете отследить, сколько времени заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Дуайта Дэвида Эйзенхауэра позволяет распределить все задачи по степени значимости и срочности, выявить самые приоритетные сферы и направления. Технику целесообразно использовать при кратко- и среднесрочном планировании.

В соответствии с этой системой, все дела можно рассортировать на несколько групп:

  • А – срочные и важные;
  • В – не срочные, но важные;
  • С – срочные, но не важные;
  • D – не срочные и не важные.

Приоритетными являются вопросы двух первых категорий. К решению задач «С» можно переходить после выполнения всех «А» и «В». Несрочные и неважные дела можно поручить подчиненным или перенести на другое время.

Применение техник тайм-менеджмента в современное мире – скорее необходимость, чем просто инструмент личной эффективности. ТМ позволяет справляться с большим объемом дел, не испытывая нервного и физического истощения.

Приложения и программы для тайм-менеджмента сотрудников

Жизнь современного человека невозможно представить без смартфона. В телефоне мы общаемся с друзьями, читаем новости, совершаем покупки, обучаемся и даже работаем. И если столько времени проходит с гаджетом в руках, почему бы не использовать его для личной продуктивности? К примеру, для внедрения тайм-менеджмента пригодятся следующие приложения.

• Google Keep

Это электронная записная книжка, в которой можно создавать обычные текстовые заметки и нумерованные списки. Google Keep – довольно простое и интуитивно понятное приложение, оно адаптировано для всех ОС. Особенно удобно, что создавать и редактировать записи вы можете с любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт. Если пришла интересная мысль, просто запишите ее в телефон и доработайте с компьютера, когда появится свободное время.

• Maniac Time

Название приложения говорит само за себя. Maniac Time в буквальном смысле следит за вашими действиями и фиксирует, сколько времени было потрачено при использовании какого-либо приложения. В конце дня можно наглядно оценить, насколько продуктивно он прошел.

Приложения и программы для тайм-менеджмента сотрудников

• Leader Task

В этом приложении сочетаются несколько полезных инструментов: органайзер, планер, календарь, менеджер файлов. Функционал программы позволяет рассортировать задачи по приоритетности и отслеживать процесс реализации проектов. Данные можно синхронизировать на разных устройствах и с Outlook. Приложение платное, но разработчик предоставляет бесплатный пробный период в 45 суток.

• Microsoft Outlook

Большинство пользователей воспринимают Outlook как простой почтовый клиент, но функционал сервиса намного шире, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, с помощью программы можно работать с календарем и планером.

• Microsoft OneNote

Этот блокнот нельзя назвать чем-то инновационным, скорее он понятный и удобный. У приложения достаточно широкий функционал, в который входит поддержка рукописного ввода для планшетов.

• Remember TheMilk

Приложение совмещает целый ряд функций, полезных для тайм-менеджмента. Помимо привычного списка дел, есть возможность напоминания о важных делах с помощью смс или почты. Также через Remember TheMilk можно работать с записями в Evernote. Доступна синхронизации с Google календарем. Приложение отлично работает даже при нестабильном соединении с интернетом.

CRM-система для эффективного тайм-менеджмента сотрудников

Ни одна уважающая себя компания не обходится без CRM-системы. Этот инструмент – настоящий помощник для сотрудников. Однако большинство существующих CRMок создавалось технарями, а значит, программы далеки от идеала. В них просто не предусмотрены инструменты, необходимые для эффективной работы.

Это не значит, что все CRM плохи, просто есть те, которые более адаптированы под реалии современного бизнеса. К примеру, EnvyCRM – отличная система, которая выполняет большую часть обязанностей менеджера. К ее главным фишкам относятся:

1. Максимальная автоматизация

Логика довольно проста: чем меньше времени менеджер тратит на рутинные действия, тем больше сделок он успевает совершить. К примеру, чтобы зафиксировать недозвон, потребуется всего секунда.

В системе можно создать кнопки для управления процессом продаж. К примеру, при клике на «Недозвон» будут появляться другие кнопки: «Занято», «Недоступен», «Не берёт трубку» и т.д.

Максимальная автоматизация

А при создании кнопки «Выставлен счет» можно продумать форму с выбором даты и времени. Выполняя эту операцию, менеджер будет понимать, что нужно зафиксировать дату следующего взаимодействия с клиентом.

Количество и значение кнопок зависит только от конкретных запросов и потребностей компании. В любом случае, нужно настроить алгоритм всего один раз, все остальные действия СРМ совершит самостоятельно.

Например, при недозвоне порядок действий может быть таким. В первый раз звонок автоматически перенесется на 5 минут. Второй недозвон отсрочит контакт на 30 минут, третий – на три часа. Четвертая неудавшаяся попытка сместит задачу еще на сутки, а если дозвониться не получится с пятого раза, карточка клиента отправится в «Архив».

2. Отображение реального времени клиента

Как правило, бизнес редко развивается в одной области, и клиенты компании могут находиться в совершенно разных регионах. Представьте, сколько манипуляций придется совершить менеджеру, чтобы узнать, какой сейчас час у клиента. Кроме того, сам поиск информации отвлекает от рабочего процесса, а значит, включиться обратно будет не так уж и просто. Это точно не соответствует принципам тайм-менеджмента для сотрудников.

В EnvyCRM отображается реальное время клиента, что позволит менеджеру совершать звонки, не прибегая к «танцам с бубном».

3. Быстрый ввод даты и времени

Во многих CRM форма ввода даты и времени «закопана» в календаре. И чтобы зафиксировать время следующего контакта с клиентом, менеджеру придется кликать мышкой много раз. Это отнимает время, которое могло быть потрачено на продажи и заключение сделок.

У EnvyCRM все проще. Дата и время доступны всего в пару кликов. Дополнительно система следит за установкой задач в пределах рабочего времени.

4. Автоматическая «выгрузка» задач

В EnvyCRM предусмотрен режим, когда менеджер не может самостоятельно выбирать «понравившегося» клиента из списка, CRM автоматически поручает ему определенное задание. Поток задач формируется из уже запланированных дел или из входящих обращений потенциальных покупателей.

5. Оценка нагрузки менеджера

Каждый сотрудник видит, с каким объемом задач ему придется справиться в определенный день или время. Исходя из этих данных, он может планировать рабочий день.

6. Автоматическая постановка задач!

В EnvyCRM нет «ручного» закрытия задач. Все процессы автоматизированы, и статус одной задачи может меняться при создании новой, связанной с предыдущей. Также «карточка» может закрываться при перемещении на этап «Оплачено» или «Отказ».

То есть, алгоритм позволяет выбрать только один из вариантов следующего шага (созвон, встреча, оплата и пр.). Менеджер не сможет оставить задачу в «подвешенном» состоянии или с неопределенным статусом. Контакт с клиентом должен закончиться либо отказом, либо оплатой.

Елена Лоптева

Автор:
Елена Лоптева

Position
Руководитель отдела PR
Position
Высшее экономическое образование
Все статьи автора
Подпишись на новые статьи

Один раз в неделю мы присылаем подборку из лучших статей, чтобы вы получили всё самое интересное в свой почтовый ящик