Автоматизация управления персоналом: виды, выбор программы и аналоги

Автоматизация управления персоналом необходима всем крупным компаниям, количество сотрудников в которых превышает 1000 человек. Она упрощает многие процессы: от расчета заработной платы до оценки результатов подчиненных. Но важно знать, какой вид автоматизированной системы вам подойдет, ведь их много.

Руководители должны опираться при выборе системы и на другие особенности, которых тоже предостаточно. Однако и малому бизнесу, в штате которых 2-3 человека, тоже не стоит унывать. Для них есть свое решение менее дорогостоящее, но со своими возможностями. Какими, читайте далее.

Что значит автоматизация управления персоналом

Обязательным компонентом хорошей стратегии развития компании является обоснованная система автоматизации управления персоналом. Работа сотрудников – это мощный и значимый с точки зрения экономических показателей потенциал компании, которым надо уметь пользоваться грамотно. Выполнение штатных должностных обязанностей и оперативных производственных задач должно осуществляться планомерно и точно. Там, где внедрены автоматизированные системы работы с кадрами, руководитель компании и HR-специалисты быстрее и эффективнее справляются с потоком дел. Но и этого сегодня недостаточно.

Мало просто рассчитывать количественные показатели, требуется учитывать еще и качество работы сотрудников отделов. Помочь в этом и призваны современные HRM-системы с расширенным функционалом. Они нацелены главным образом на выявление и привлечение стоящих специалистов, создание таких условий, которые позволят удержать их в компании.

Аббревиатура НRM (от англ. Human Resource Management) дословно переводится как «управление человеческими ресурсами». У данной комплексной автоматизированной системы управления персоналом расширенный функционал. Под ее контролем находится масса производственных процессов, операций по расчету и аналитике, имеющих отношение ко всему, что характеризует взаимодействие штатных работников и компании (от оплаты труда до карьерного роста и повышения уровня мастерства).

Можно встретить и другие обозначения автоматизированной системы управления персоналом: HCM (Human Capital Management – «управление человеческим капиталом»), WFM (WorkForce Management – «управление трудовыми ресурсами»). Чаще всего по-русски говорят о системах управления персоналом.

Какие главные задачи решают HRM-системы?

1. Упорядочение расчетов и учета операций, которые имеют отношение к управлению персоналом.
2. Снижение потерь, возникающих при текучке кадров.

Эффект в первом случае налицо. Благодаря автоматизации и наличию объединенной информационной базы все действия осуществляются быстро, а главное, расчеты, статистика и аналитика ведутся всегда правильно.

С оценкой результатов второй задачи не все просто, но они тоже приносят свой эффект. Автоматизация процессов управления персоналом дает возможность руководителю строить кадровую политику не наобум, а опираясь на точный и всеобъемлющий анализ персональных показателей сотрудников.

Затраты на то, чтобы заменить работника, покинувшего компанию, в США, например, могут равняться 30–150 % его годового оклада (финальная цифра зависит от опыта и квалификации), такие данные приводит American Management Association. То есть кадровая текучка представляет собой нешуточную проблему, из-за которой существенно падает эффективность показателей предприятий.

Процесс автоматизации управления персоналом пришел на российский рынок с Запада и активно внедряется в экономику. Сначала плюсы HRM-систем в нашей стране оценили филиалы иностранных фирм. Затем их стали внедрять крупные предприятия, на которых трудится большое количество людей.

В 2011 и 2012 годах в России наблюдался особенно заметный прирост показателей рынка HRM (аналитики TAdviser отмечали увеличение с $350 млн до $500 млн – почти на 1/3 за два года). В последующие периоды темпы замедлились, рывков вверх больше не отмечено.

В настоящий момент автоматизация управления персоналом – это необходимая система на предприятиях различного профиля. Особенно пользуются спросом несложные и доступные решения, имеющие оптимальное соотношение цена–качество. HRM-системы, которые не дотягивают до современных требований, на отечественном рынке не задерживаются.

Основные виды систем автоматизации управления персоналом

Принято говорить о трех уровнях HRM-систем, на которые их условно делят в зависимости от степени автоматизации процессов.

• К системам первого уровня относятся продукты, которые помогают автоматически начислять заработную плату. Это типовые решения для очень узкого круга потенциальных пользователей. Функционал таких продуктов ограничен, а настройка в перспективе не предусмотрена.
• Ко второму уровню относят системы для автоматизации кадрового учета. Это решения с более продвинутым функционалом (можно дополнять), позволяющим упорядочить кадровую политику и вести ее грамотно.
• Самые передовые – это HRM-системы третьего уровня. С этим инструментом можно не только рассчитывать оклады, премии и надбавки, но также вести кадровый учет, а еще осуществлять разработку персональных обучающих программ, собирать характеристику специалистов, осуществлять аттестацию и заниматься планированием продвижения.

Обычно программы третьего уровня являются частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP). Впрочем, они могут функционировать и самостоятельно.

Есть еще одна классификация систем автоматизации управления персоналом – на основе состава функций.

На деле современные системы автоматизация в сфере управления персоналом включают шесть функциональных блоков. Они в свою очередь распределены по трем технологическим уровням – операционному, пользовательскому, стратегическому. В большинстве программных продуктов первый и второй уровень достаточно развиты, тогда как третий находится в стадии технологической проработки. И не всегда лидерами в системе стратегического управления персоналом выступают масштабные фигуры мирового рынка.

Как понять, нужна ли вашей компании автоматизация управления персоналом

В компаниях, которые для управления персоналом используют современные программные продукты, кадровые службы работают более эффективно в условиях единого информационного пространства. Ведь автоматизация позволяет не тратить уйму сил на рутинные действия (сбор документов, заполнение бланков, учетные операции), которые по статистике отнимают половину рабочего времени HR-менеджеров.

Как правило, автоматизация функций управления персоналом рекомендуется предприятиям, на которых трудится больше тысячи человек. Но из этого вовсе не следует, что компаниям с меньшей численностью сотрудников не нужно внедрять HRM-системы. Еще как нужно, просто им потребуется больше времени, чтобы оценить по достоинству соответствующие программные продукты.

Перечисленные особенности помогают понять, нужна автоматизация управления персоналом на конкретном предприятии или с ней можно повременить. Если для компании актуальны не менее двух пунктов из приведенного списка, значит пора внедрять HRM-систему.

С чего начать автоматизацию управления персоналом

Прежде всего нужно определиться с ключевыми параметрами автоматизации, а потом уже приступать к внедрению системы. Алгоритм такой:

1. Ставим главные задачи проекта (обозначаем бизнес-процессы, которые следует включить в автоматизированную HRM-систему).
2. Вырабатываем требования к программному продукту, который призван обеспечить автоматизацию нужных бизнес-процессов.
3. Согласовываем первые два пункта со штатными специалистами по IT-обеспечению. Они помогут отсеять варианты, несовместимые с программными продуктами, которые уже используются в компании. Вообще тесное сотрудничество с айтишниками – непременное условие процесса автоматизации на всех этапах: от внедрения до эксплуатации HRM-системы рядовыми пользователями. Для лучшего взаимопонимания с IT-службой желательно всем, кому предстоит пользоваться программным продуктом, прокачать свои знания в данной сфере, хотя бы познакомиться с описанием самой автоматизированной системы.
4. Выбираем подходящий по техническим требованиям программный продукт (оптимальный вариант – по тендеру среди нескольких претендентов).
5. Оцениваем вместе с ИТ-специалистами предложенные решения по функционалу, техническим качествам и цене.
6. Делаем расчеты по затратам средств и трудовых ресурсов, заранее предусматривая необходимость настройки системы под конкретные нужды компании. Лучше в коммерческих предложениях сразу разделять стоимость самого продукта (рабочего места, лицензионного пакета и т. п.) и расходы на настройку, доработки (они могут обойтись гораздо дороже программного обеспечения).
7. Выбираем ПО автоматизации управления персоналом, которое будет совместимо с продуктами, применяемыми в компании.

Как выбрать систему автоматизации управления персоналом

Трудно сделать правильный выбор автоматизированной системы управления кадрами, предварительно не изучив как следует рынок и функционал разных продуктов, не примерив их к своему предприятию, к конкретным задачам. Поэтому на подготовительном этапе руководителю необходимо четко определить потребности компании, и только после этого погружаться в предложения от разработчиков HRM-систем.

Вот и готов предварительный перечень вопросов. Следующим шагом должен стать отбор согласно бюджетным критериям. Есть смысл руководителю лично протестировать системы, соответствующие выделенным рамкам – дать оценку степени надежности, удобства, производительности. Отсеять лишнее. Вероятно, оптимально подойдет для решения задач компании тот продукт, который успешно преодолеет все испытательные ступени.

Выбирая систему автоматизации функций управления персоналом, не лишним будет оценить и другие показатели.

Если HRM предстает как часть ERP (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия), то она может интегрироваться с другими модулями. Это дает дополнительное удобство, если в компании общая база управления всеми структурными подразделениями. Бизнес-операции совершаются быстрее, расхождение данных исключается. Конечно, удовольствие это не из дешевых – интеграция и обучение сотрудников потребуют немалых затрат. Впрочем, при уже внедренной ERP-системе целесообразнее будет развивать HRM как дополнительный модуль, а не покупать автономный продукт.

Если же действующая в компании система управления ресурсами предприятия (ERP) является зарубежной разработкой, то будет оправдана самостоятельность HRM-продукта, так как объединить его с ERP весьма проблематично. Здесь сказывается и специфика расчета заработной платы в РФ, и поправки в законодательство, которые вносятся регулярно, и своеобразие стимулирующих методик, и другие факторы. Так что в данном случае две системы лучше не объединять.

Между процессами внедрения системы автоматизации управления персоналом в качестве модуля ERP и в качестве автономного продукта нет разницы. Правда, используя специализированное решение, надо позаботиться о взаимодействии с прочими рабочими приложениями.

Профессиональным мониторингом представленных на современном российском рынке HRM-систем занимается аналитический центр и крупнейший портал TAdviser. Одно из недавних исследований его экспертов было посвящено самым известным в нашей стране системам автоматизации управления персоналом. 19 программ (зарубежных и отечественных) попали в поле зрения аналитиков, которые оценили возможности каждой и составили рейтинг функциональной полноты.

В топе оказались продукты иностранных разработчиков mySAP ERP HCM от SAP и Oracle HRMS от Oracle, компанию которым составила отечественная система «БОСС-Кадровик» (производитель «БОСС. Кадровые системы»). Немного уступают лидерам по функциональным показателям, но тоже пользуются большим спросом такие разработки, как Robertson & Blums HRB от Robertson & Blums, «Персонал» от IFS, «ИНЭК-Персонал» от «ИНЭК», «Галактика ERP: Контур управления персоналом» от российского производителя «Корпорация Галактика».

Выбирать программный продукт нужно исходя из того, какие именно процессы управления кадрами необходимо автоматизировать в конкретной компании. Предпочтение следует отдавать тем HRM-системам, которые уже давно поддерживаются и развиваются российскими и иностранными разработчиками.

Важно уяснить: качественное программное обеспечение по индивидуальному проекту требует не только больших финансовых затрат, но и много времени. Плюс риски в вопросах совместимости и взаимодействия новой системы с продуктами сторонних производителей, которыми уже пользуется организация, этого не избежать. Но на другой чаше весов – функционал HRM-системы, полностью отвечающий запросам предприятия с учетом нюансов конкретного бизнеса.

Что касается пакетных решений, то, думая о перспективе серийного распространения, разработчики делают комплексное ПО масштабируемым и совместимым по максимуму с другими продуктами, чтобы можно было охватить самый широкий круг пользователей.

Еще одна существенная деталь: готовые платформы уже давно внедряются и адаптируются на предприятиях, поэтому многие недочеты и шероховатости устранены или учтены в более современных версиях. Если же недостатки будут обнаружены в персональных ПО, на исправление могут уйти годы.

Кто в компании должен отвечать за автоматизацию управления персоналом

Отлично, если автоматизация функций управления персоналом находится под контролем менеджера IT-проектов. Он сможет грамотно спланировать и выстроить весь процесс работы в рамках HRM-системы. Но достаточного количества профессиональных менеджеров этой сферы пока нет, ведь для России проектное управление – это новая наука, обучать данной специальности в вузах начали недавно (востребованность с каждым годом растет). Тогда как в западных странах подготовка кадров по профессии Project Manager идет уже более полувека.

Впрочем, даже на Западе далеко не каждая компания может позволить себе сотрудничество с таким специалистом, это прерогатива только крупных игроков на рынке. Мировая HR-практика выработала несколько систем, позволяющих оценивать уровень профессионализма проектных менеджеров.

С общим подходом можно ознакомиться, изучив изданный в США (Project Management Institute) Свод знаний по управлению проектами (PMBoK). В него включены теоретические разделы, практические инструменты и общий словарь профессиональных терминов. Документ считается национальным стандартом США в проектном управлении.

Есть еще и европейский стандарт (IPMA), в котором закреплены требования относительно персональных компетенций менеджеров проектов. В России специалистов, которые имеют сертификаты по названным стандартам, можно буквально пересчитать по пальцам. Нередко айтишные компании сами ведут обучение сотрудников специальности Project Manager.

Как видим, квалификация Project Manager подразумевает наличие знаний не только в IT-сфере, но также в профессиональной области, где ведется проект. Помимо этого, ему необходимо иметь навыки финансового управления и руководства людьми.

Необходимые документы для автоматизации управления персоналом

Для успешной организации работы над проектом требуются техническое задание, план-график и бюджет. Это основополагающие документы, и составлять их должен только специалист. Иначе никакой положительной динамики не будет.

Техническое задание, или ТЗ, играет важную роль в процессе разработки и запуска системы. В этом документе обозначаются задачи по автоматизации и способы, которыми они должны решаться, вплоть до таких деталей, как описание бланков, отчетности, справочных материалов. ТЗ содержит также характеристику объектов автоматизации, перечень работ по созданию HRM-системы, структуру взаимодействия ее компонентов. Как осуществляется контроль и приемка готового продукта, тоже прописано в техническом задании.

Отвечает за разработку документа менеджер проекта, он взаимодействует со специалистами IT-службы, следуя определенному регламенту – ГОСТу на техническое задание по созданию системы автоматизации управления персоналом.

Если техническое задание написано четко и правильно, то и взаимодействие участников проекта будет эффективным, а работа – качественной.

В план-график, как правило, включается комплекс организационно-технических мероприятий, без которых не обходится ни один серьезный проект. Это и анализ затрат, и подготовка необходимой документации, рабочих мест, и подбор команды, и обучающие семинары. Кроме того, в плане-графике отражен порядок тестирования и запуска системы, ее опытной и промышленной эксплуатации. В документе менеджером проекта обязательно должны быть проставлены сроки и обозначены исполнители каждого вида работ.

В бюджете проекта содержатся основные статьи расходов:

• приобретение ПО;
• настройка системы;
• сопровождение.

Пропорции затрат по этим направлениям могут быть разными – они зависят от того, какая технология будет выбрана, а также от масштаба проекта. К примеру, при внедрении ERP-системы львиная доля бюджета уйдет на внедрение модулей и мероприятия по настройке продукта, в то время как коробочное ПО обходится без последнего.

Поставщики продукта, представляя его, часто используют такое понятие, как «стоимость рабочего места». Но надо иметь в виду, что сюда не входят расходы, связанные с настройкой и поддержкой – так что, выбирая ПО, их необходимо оценить отдельно.

Как оценить затраты на сопровождение и последующее усовершенствование установленной системы? Можно взять за основу стоимость одного часа работы программиста компании, который занимается техподдержкой. В целом, если руководителем проекта грамотно написано ТЗ и выбрано подходящее программное обеспечение, расходы компании не выйдут за рамки спланированного бюджета. По этому показателю, кстати, и оценивается успешность проекта, ведь задача менеджера в данном случае не только выполнить запланированные мероприятия, но и точно оценить, сколько ресурсов на это потребуется.

Как оценить результат автоматизации управления персоналом

Что же получит компания в результате реализации проекта автоматизации управления персоналом? Информационную систему в комплекте с регламентами и инструкцией по работе с ней пользователей, админов и другого персонала. Эти документы тоже должен подготовить Project Manager.

Однако чаще всего произвести расчет данных показателей непросто: оценку затрат на внедрение еще можно произвести на основании бюджета, однако полученную в результате реализации проекта прибыль определить по сути невозможно. Так что фактически повышение управляемости и производительности в той сфере, которая стала автоматизированной, и будет главным эффектом внедрения HRM-системы.

Рациональное и эффективное использование кадровых ресурсов – это главный итог автоматизации в сфере управления персоналом на любом предприятии.

Альтернатива системы автоматизации управления персоналом для малого бизнеса

Несмотря на массу плюсов, которыми обладают программные решения, вряд ли будет целесообразным их использование в сфере малого бизнеса, когда масштабы работы с кадрами там не велики. Дорогостоящее ПО не окупится, если речь идет всего лишь о ежемесячном приеме на работу 2–3 человек.

Но это вовсе не значит, что небольшим предприятиям не надо заботиться о повышении эффективности HR. Не обязательно обзаводиться ПО с мощным функционалом, но автоматизация рутинных процессов, связанных с привлечением и обучением новых сотрудников, не станет лишней. Ведь в любом бизнесе, независимо от масштабов, важно научить персонал работать грамотно.

Что же может стать альтернативной полноценным HRM-системам? Если есть потребность в частичной автоматизации функций управления персоналом, подойдет CRM. Конечно, она вряд ли поможет рассчитать больничный лист или составить налоговую отчетность. Но обучать сотрудников и отслеживать эффективность процессов с ее помощью вполне возможно.

Рассмотрим это на простых примерах:

1. Проектный модуль. Он годится не только для работы с клиентами. Почему бы не представить в виде проектов и другие задачи? Например, обучение нового работника. Лучше разделить процесс на несколько этапов: первый – регистрация в CRM, второй – знакомство с приложенной должностной инструкцией, третий – обсуждение с руководством методик трудовой деятельности и т. д. Разумеется, будут различия в процессе обучения, но общий принцип останется.
2. CRM-система будет полезна и в деле обучения новичков. Такая программа обычно содержит наглядную воронку продаж – последовательные этапы, которые нужно пройти до закрытия сделки. Возможности некоторых CRM позволяют даже давать подробные скрипты для всех этапов и сопровождать их чек-листами для менеджеров (инструкция по взаимодействию с клиентом на каждом шаге). Все быстро и четко: ознакомился – выполнил.
3. Отслеживание статистики. Наблюдение за процессом работы с клиентами позволяет дать оценку эффективности специалистов и решить, кто нуждается в обучении дополнительно.
4. Учет рабочего времени. Эта функция позволяет выявить и оценить персональный вклад сотрудников в конкретный проект. Это также хороший дисциплинарный инструмент – на основе полученной информации легко принимать решения о том, кому выписать премию, а кого лишить ее.

Таким образом, благодаря HRM-системе можно существенно сократить сроки принятия решений на каждом уровне управления, сделать эти решения более эффективными. Автоматизация управления персоналом позволяет снизить затраты на HR-менеджмент и повысить производительность. Средние и крупные предприятия, заинтересованные в таких результатах, вряд ли смогут обойтись без внедрения соответствующих программных решений. Тем же, кто пока не может позволить себе подобные затраты и масштабные проекты или обладает не очень большим штатом, оптимальным вариантом станет CRM.