Интеграция СRМ-системы для максимальной автоматизации бизнеса

Современный бизнес уже невозможно представить без автоматизации процессов. И потому интеграция СRМ-системы уже стала во многом обязательной. Она помогает успешно оптимизировать бухгалтерскую и складскую деятельность, однако есть еще недальновидные руководители, которые полагают, что отделу продаж СRМ-система вовсе не нужна.

Цели, задачи и преимущества СРМ-систем для отдела продаж

Для начала давайте расшифруем аббревиатуру CRM ‑ Customer Relationship Management. В переводе на русский язык фраза означает ‑ управление отношениями с клиентами.

Иными словами, это программное обеспечение, которое устанавливается в компании для ведения единого учета сделок и клиентов.

Перед тем как внедрить CRM-систему, примите для себя принципиальное решение и ответьте на вопрос: нужна ли она для вашего бизнеса? Если вы заинтересованы в увеличении числа клиентов и в ближайшем будущем планируете реализовать достаточно амбициозные проекты, то, безусловно, ответ должен быть положительным.

Когда вы только формируете базу постоянных покупателей, важен каждый лид, пришедший в вашу компанию с запросом по любому из возможных каналов. При этом мы понимаем, что удержать их также не просто, поэтому этим направлением стоит заниматься постоянно. Каждое такое обращение в идеале должно завершаться покупкой товара/услуги, а клиент ‑ переходить в число постоянных.

Установив CRM-систему, вы получаете следующие преимущества:

• • Возможность контролировать и анализировать деятельность сотрудников

В CRM вы сможете выгружать отчеты в удобном для вас формате по каждому сотруднику. В любой момент вы видите результаты их работы в цифрах: количество новых лидов, звонков и проведенных встреч, сумму закрытых сделок и др.

• • Принцип работы менеджеров: «мы – одна команда»

В случае временного отсутствия кого-то из сотрудников, его без проблем сможет заменить другой менеджер. В системе он найдет всю необходимую информацию по клиентам.

• • Своевременность обработки поступающих заявок

После внесения заявки в систему происходит автоматическое назначение ответственного за ее исполнение менеджера и постановка ему ряда задач. Руководитель в свою очередь в любой момент легко может отследить результаты работы каждого из своих подчиненных: количество совершенных звонков, встреч, закрытых сделок, задач на исполнении.

• • Исключение риска хищения клиентской базы кем-то из менеджеров при увольнении из компании

Правом доступа к клиентской базе без каких-либо ограничений можете обладать только вы, как руководитель. А менеджеры просматривают данные только тех клиентов, с которыми работают.

• • Обучение новичков проходит быстро и не тормозит процесс продаж

Вновь принимаемый сотрудник легко сможет вникнуть в курс дела, ознакомившись с историей взаимодействия с клиентом, которая отображена в CRM-системе.

Конечно, для крупных компаний подойдет программное обеспечение с расширенным набором функций. Но для подавляющего большинства фирм вполне достаточно систем с минимальным функционалом:

1. Учет каждого клиента. В системе хранится полная история взаимодействий со всеми клиентами.
2. Возможность отследить сделку поэтапно. Это позволяет осуществлять реальное управление процессом продаж.
3. Формирование разного рода отчетов для анализа.
4. Максимальная автоматизация бизнес-процессов: постановка задач сотрудникам, рассылка уведомлений, писем и т.д.
5. Оперативное информирование руководства о выполненных и просроченных задачах.
6. Наличие API-интерфейса дает возможность интеграции CRM-системы с 1С, другими программными обеспечениями, установленными в компании, а также мобильными приложениями.
7. Все входящие заявки попадают в CRM-систему не зависимо от канала их поступления. Последующая коммуникация с клиентом происходит исключительно через CRM для сохранения всей истории.

2 способа интеграции СРМ-систем

Лидируют среди бюджетных вариантов, безусловно, связки:

• связь программы с формой заявки на продающем сайте;
• соединение почтового ящика с CRM-системой.

Первый вариант используется для сайтов, имеющих одну форму для сбора контактов. Происходит контакт программы с данной формой. Для начала вы заходите в модуль «Сделки». Далее ‑ во вкладку «Настройки». Здесь вы совершаете действие «Добавить новый источник». Конструктор форм заявок CRM позволяет выбрать наиболее подходящую для вас форму с понравившимся шрифтом, нужным количеством полей и текстовым наполнением, а также другими параметрами. После чего вы сохраняете созданную форму. Ссылка на нее автоматически будет сгенерирована программой. Полученный код размещаете на продающем сайте. В результате выполненных манипуляций вы видите все этапы взаимодействия с клиентами в воронке продаж.

Второй вариант идеально подойдет для пользователей, не имеющих специальных знаний в области программирования. В системе нужно найти модуль почты, выбрать вкладку «Еще», затем подключить почтовый ящик, ввести e-mail, создать Google аккаунт и в завершении разрешить доступ системы к почте.

Все входящие письма при корректных настройках будут автоматически попадать в модуль «Сделки».

Интеграция может происходить и на платной основе. Сейчас на просторах интернета можно найти множество подобных разработок. Цена за такой продукт, в среднем, начинается от 5 000 рублей. Платные скрипты и виджеты в автоматическом режиме выполняют проверку имеющихся контактов и сделок на наличие дублей. При этом экономится рабочее время ваших сотрудников, а значит, оптимизируются внутренние бизнес-процессы компании.

Платные виджеты, как правило, интегрируются через API. А при совершении следующих действий вы можете повысить качество данной процедуры:

• загрузить готовый скрипт на нужный сайт;
• занести домен, логин и ключ API в административную панель программы (необходимые данные имеются в настройках CRM-системы);
• выполнить настройку полей формы заявки (прописать наименование новой сделки и ее сценарий).

При наличии нескольких форм или когда в одной предусмотрены различные варианты ответов, интеграция требуется с каждым полем. В процессе реализации процедуры интеграции CRM-системы и сайта стоит быть предельно внимательными. При наличии ошибок синхронизация не произойдет.

Ценовой диапазон интеграции начинается от 50 000 рублей. Окончательная стоимость зависит от объема и сложности работы.

Интеграция CRM-системы возможна с 1С и/или другими системами учета и управления; с формами заказа на сайте; с e-mail-адресами; с IP-телефонией; с системами веб-аналитики и отправки автоматических сообщений.

Если перед компанией стоит четкая задача увеличения клиентской базы и обеспечения роста уровня доходов, то платные инструменты интеграции ‑ именно то, что для этого нужно.

Интеграция и запуск СRМ-системы от Envybox

Между менеджерами задания распределяются равномерно. В автоматическом режиме это делает система. Управление сделками может осуществляться при помощи кнопок за счет выбора определенного алгоритма действий. По сути, вся работа сотрудников выполняется по определенному сценарию, переходя от одного этапа продаж к другому. Разработчикам программы стоит выразить благодарность за дополнительную функцию ‑ учет часового пояса клиента. Данная информация отображается в карточке наряду со всеми контактами покупателя. Автоматическая постановка задач по выстроенной воронке продаж также значительно облегчают жизнь менеджеров.

В качестве дополнительных сервисов в EnvyCRM представлены следующие: установка напоминаний, достаточно гибкая система отчетности, позволяющая за пару минут сформировать нужный запрос. Также менеджеры могут эффективно планировать свое рабочее время и порядок выполнения поручений, так как каждое из них отображается в системе с актуальным статусом исполнения в режиме реального времени. Кроме того предусмотрена возможность интеграции с внешними сервисами, такими как e-mail- и SMS-рассылки, IP-телефония, Telegram, Google Analytics и др., а также интеграция по API.

Шаги по настройке и запуску EnvyCRM:

1. В разделе «Настройки» ‑ «Общие» выбираем свой часовой пояс и прописываем график работы.
2. Для добавления сотрудников переходим во вкладку «Сотрудники» и через кнопку «Добавить сотрудника» вносим данные каждого из них, после чего нажимаем «Добавить».

Добавление отделов возможно на этой же вкладке. После выбора кнопки «Добавить отдел» и написания названия, нажимаем на галочку. Следующим действием будет назначение сотрудников. Это выполняется через функцию добавления нового пользователя или редактирования карточки уже работающего и учтенного в системе человека.

1. Через подраздел «Сделки», на вкладке «Этапы сделки» вы можете производить настройки основной воронки продаж или добавлять альтернативную. Кроме того вы имеете возможность добавлять кнопки. Это позволяет менеджерам присваивать статусы заказам, отрабатывать поставленные задачи и отслеживать работу с клиентами.
2. Подключение интеграций.

   В подразделе «Интеграции» отображаются все сервисы, которые можно присоединить к EnvyCRM. Это позволит вам расширить функциональные возможности системы. Для подключения достаточно кликнуть по соответствующей иконке.

   Кроме тех, которые перечислены, с помощью API и WEBHOOK интегрируются и другие, не вошедшие в список продукты.

3. Уведомления и бизнес-процессы. Выделяют 4 основных этапа:

   — в работе;

   — оплата;

   — отказ;

   — архив.

   При необходимости уведомление со статусом заявки вы можете направлять клиенту или своему сотруднику посредством электронной почты или Telegram. К примеру, после оплаты заказа к покупателю приходит подтверждение успешного ее принятия с разъяснением условий доставки. Или менеджер может перенести задачу в архив после того, как получил уведомление об отказе клиента от заказа.

   

   Какие дополнения для сайта работают эффективнее

   Увеличиваем интерес к площадке

   Подробнее

   Настройка данных уведомлений осуществляется через кнопку «Добавить» в соответствующем этапе сделки и подключения к сервису e-mail рассылок или Telegram.

4. Если у вас уже есть готовая клиентская база, которая ранее велась в формате таблицы Excel, без особого труда вы сможете перенести ее в систему с помощью кнопки «Импортировать» в подразделе «Импорт».
5. Добавление клиентов происходит в разделе «Входящие». Через кнопку «Добавить клиента» вы вносите всю необходимую контактную информацию о нем, а также указываете закрепленного за ним менеджера.

   В случае необходимости редактирования сведений о клиенте вы сможете это выполнить с помощью кнопки «Открыть». Кроме изменения или добавления необходимой информации вы при необходимости загружаете какие-либо файлы: гарантийный талон или уведомление об оплате. Также можно удалить лид или принять его в работу.

6. Отработка поставленных задач. Когда клиент взят в работу, в разделе «Работать тут» отображается список назначенных задач. После того, как вы навели на нужную задачу указатель мыши, всплывает кнопка «Открыть». Нажимая на нее, вы попадаете внутрь самой задачи. Там вы можете создать сделку или воспользоваться готовыми кнопками коммуникаций с клиентом.

   Например, «Недозвон», пункт «Не берет трубку». Системой в автоматическом режиме звонок клиенту будет перенесен на час вперед. Если же от него уже поступила оплата, то система осуществит переход к следующему этапу, о чем будет указано в самой задаче.

   После нажатия на кнопки «Оплата» или «Отказ», задачи, находящиеся в разделе «Работать тут», автоматически перемещаются в разделы «Поиск» и «Отчеты». В последнем представлена вся статистика по заявкам, лидам и звонкам, плану продаж и др. Информация разбита по категориям.

7. Подключение отраслевой сборки CRM. Перейдите в раздел «Как настроить» и нажмите на кнопку «Выбрать готовое решение». Перед вами выйдет список отраслей.

   Для того чтобы выбрать самую оптимальную сборку системы для вашего бизнеса, кликните на одноименную надпись. Вашему вниманию будет представлена страница с подробным описанием сферы деятельности. В самом низу страницы вы увидите кнопку «Применить решение». Для активации данной сборки необходимо лишь нажать на нее. Далее вы подтверждаете свое решение о создании новой CRM и удалении прежних системных настроек. Удостовериться в том, что сборка действительно применена к CRM, можно в настройках: вы заметите появление новых этапов воронки продаж, добавленных кнопок и бизнес-процессов.