Расходы на сотрудников: как посчитать и сэкономить

Расходы на сотрудников – одна из наиболее затратных частей бюджета компании. Помимо простых и очевидных затрат, таких как налоговые сборы и обязательные выплаты в различные фонды, существует множество косвенных и скрытых платежей, а также трат, связанных с неизбежными потерями.

Прямые расходы на сотрудников

Исходя из названия, можно подумать, что уплачивать это сбор должен сам работник после того, как получит причитающиеся ему деньги. Однако на деле это не так: перечисление налога осуществляет работодатель – налоговый агент. Это намного проще с точки зрения взаимодействия граждан с государством. Иначе каждое физическое лицо должно будет ежемесячно высчитывать и направлять в бюджет определенную сумму, а налоговой службе придется многократно увеличить штат сотрудников.

При трудоустройстве часто звучит фраза: «Сколько на руки?», то есть претендент на занятие вакансии уточняет, какую именно сумму он будет получать после вычета подоходного налога, «чистыми».

Для работодателя это означает необходимость заложить в зарплатный фонд работника на 13 % больше того, что он будет иметь в действительности.

Допустим, в организацию требуется специалист по продажам, ему обещают платить 70 тысяч рублей. Затраты собственника бизнеса увеличиваются:

Начисляется – 70 000 / 0,87 = 80 459,77 рубля.

НДФЛ – 10 459,77 рубля.

К выплате – 70 000 рублей.

Еще одной обязанностью работодателя является перечисление взносов в страховые фонды за каждого сотрудника, отношения с которым закреплены трудовым или гражданско-правовым договором. Если размер и сумма НДФЛ отражается в расчетном листке, то о размере страховых выплат работник может и не знать.

Между тем ежемесячно за него переводятся следующие взносы:

• На обязательное пенсионное страхование – 22 %. После превышения определенного лимита общей суммы выплат размер взноса сокращается до 10 %. В 2019 году таким пределом был 1 150 000 рублей.
• На обязательное медстрахование (ФОМС) – 5,1 %. Для этого платежа лимиты не установлены.
• В Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 % (не считая взносы от несчастных случаев). Предельная сумма, после которой перечисление средств в ФСС прекращается, – 865 000 рублей в текущем году.
• Страховые взносы «на травматизм» в ФСС – от 0,2% до 8,5%. Не взимаются за работников, оформленных по договорам гражданско-правового характера. Конкретный размер взноса определяется в зависимости от того, каков уровень профессионального риска: чем опаснее работа, тем больше размер взноса.

Каковы затраты работодателя на того же специалиста по продажам? На карту сотруднику зачисляется 70 000 рублей, однако для расчета страховых взносов используется полная сумма – 80 459,77 рубля. Следовательно, расходы собственника бизнеса увеличиваются на размеры страховых взносов:

• в Пенсионный фонд 22 % от 80 459,77 — 17 701,15 рубля;
• в Фонд медицинского страхования 5,1 % от 80 459,77 — 4 103,45 рубля;
• в Фонд социального страхования 2,9 % от 80 459,77 — 2 333,33 рублей;
• в ФСС «на травматизм» 0,2 % от 80 459,77 — 160,91 рубля.

Это значит, что работодателю наш специалист по продажам обходится еще на 24 298,84 рубля дороже, чем сотрудник получает «чистыми», в общей сложности на него расходуется 94 298, 84 рубля. И это только прямые затраты.

Косвенные расходы на сотрудников

Социальный пакет. Многие организации создают для своих сотрудников более комфортные условия, оплачивая для них добровольное медицинское страхование, питание во время рабочего дня, путевки в санатории, проезд до места работы и обратно, аренду жилья для иногородних. Сюда же входят расходы на новогодние подарки детям, затраты на фитнес-клуб, негосударственное пенсионное страхование.

Обучение. Во многих сферах бизнеса не обойтись без регулярного повышения квалификации сотрудников, поэтому затраты на приобретение новых знаний работниками также необходимо заложить в бюджет. В конечном счете, компания только выиграет от того, что ее специалисты будут в курсе последних изменений в своей отрасли. Как правило, речь идет об оплате различных курсов, тренингов, участия в семинарах и конференциях.

Оценка персонала. Мониторинг качества работы сотрудников организации тоже стоит денег. Разработка системы определения уровня мотивации и достижения целей может обойтись в немалую сумму, которую следует учитывать при затратах на персонал.

Поддержка удаленных сотрудников. Работник, выполняющий свои обязанности дистанционно, не нуждается в предоставлении помещения и мебели, но в обязанности собственника бизнеса входит компенсация расходов на Интернет, мобильную связь и компьютерную технику.

Информационные технологии. Еще одной статьей расходов являются затраты на:

• лицензионное программное обеспечение (Microsoft, 1C, Adobe Photoshop и т. д.);
• справочно-правовые системы (Гарант, КонсультантПлюс, Главная книга и т. д.);
• общекорпоративные приложения (почта, службы каталога);
• корпоративные информационные системы (ERP, CRM, HR, бухгалтерия);
• цифровую инфраструктуру (серверы, системы хранения данных, сеть);
• дополнительные приложения (системы управления технологическим процессом, банковские, складские, логистические системы).

К тому же, нельзя исключать вероятность того, что затраты на внедрение IT-систем и роботизацию не окупятся, если новая платформа не упростит работу, а только добавит проблем. Связанные с этим финансовые риски тоже необходимо закладывать в бюджет.

Прочие расходы на сотрудников и потери

Помимо уже перечисленных, у работодателя есть масса других расходов на персонал, размер которых зависит от уровня развития бизнеса, корпоративного стиля и поэтому может значительно отличаться в различных компаниях.

1. Рабочее место

   Приняли на работу специалиста по продажам, подсчитали расходы на его зарплату, взносы, соцпакет, обучение. Однако сотруднику еще необходимо предоставить минимум 4,5 кв. м офисной площади, стол, стул, компьютер с лицензионным ПО, телефон, Интернет, обеспечить доступ к принтеру и сканеру, канцелярские товары – бумага, ручки, картриджи. Это значит, что затраты увеличиваются на оплату аренды, электроэнергии, связи, обслуживание техники.

2. Обслуживающий персонал

   Чем бы ни занималась ваша компания, вам не обойтись без бухгалтера и уборщика служебных помещений. При ограниченном бюджете бухгалтерию можно поручить удаленному сотруднику, а для поддержания чистоты в офисе нанять не клининговую компанию, а обычную пенсионерку.

3. Расходы на чай/кофе для сотрудников

   Объединим в эту статью все необязательные, но присутствующие в любой организации расходы: кулер с питьевой водой, электрочайник, кофемашина. В солидных компаниях этот список продолжают сами напитки – чай, кофе, молоко, сливки, а также продукты для перекуса – печенья, йогурты, фрукты, которые находятся в свободном доступе и предназначены для всех сотрудников.

4. Потери

   Халатное отношение работников к выполнению своих обязанностей и плохая организация труда также выливаются в финансовые затраты. Это недополученная прибыль, упущенные возможности, это деньги, которые бизнес потерял из-за недостаточной мотивации персонала и несоблюдения должностных инструкций.

Приведем несколько наиболее типичных примеров. Консультант в торговом зале не проявил к покупателю должного внимания, проигнорировал его пожелания, не предложил сопутствующие товары. В результате сумма чека составила половину от возможной.

Бухгалтер допустил ошибки при расчете налогов, в результате которых на компанию был наложен штраф.

Водитель постоянно использовал служебный автомобиль в личных целях, тем самым нанес ущерб организации за счет перерасхода топлива и увеличения амортизации.

Руководитель отдела неправильно организовал работу своих подчиненных, поэтому большую часть рабочего дня им было нечем заняться.

Специалист по продажам не сделал даже половину от запланированного количества звонков потенциальным клиентам, поскольку в соцсети отвечал на комментарии друзей к своим фотографиям из отпуска.

Скрытые расходы на сотрудников

Не все затраты работодателей одинаково легко поддаются прогнозированию, но знать о них и попытаться свести к минимуму риск их появления рекомендуется каждому собственнику бизнеса.

Предполагается, что каждый сотрудник должен идеально выполнять свои обязанности на протяжении всего рабочего дня. На деле это удается единицам. У большинства работников есть периоды максимальной работоспособности, а есть часы, в которые им сложно добиваться блестящих результатов. Кроме того, в каждой компании найдутся любители опаздывать, вести личные разговоры по телефону, проводить время в курилке, сидеть в соцсетях. Есть и уважительные причины, вынужденно отвлекающие от рабочего процесса: семейные проблемы, учебный отпуск для тех, кто заочно получает образование, наконец, болезни.

В каждом подобном случае работодатель терпит убытки. Полностью исключить их невозможно, но предусмотреть в правилах трудового распорядка такие нарушения и последующие наказания – логичное решение, благодаря которому риск потерь будет минимизирован.

С одной стороны, люди – не роботы, они не могут постоянно работать с полной отдачей, не прерываясь на общение и прочие нужды. С другой стороны, каждое опоздание или посторонние дела выливаются реальные финансовые потери собственника бизнеса.

Допустим, за месяц три сотрудника потратили на:

• опоздание и ранний уход домой 30 часов;
• простой 36 часов.

Пересчитаем на рабочие дни: (66 ÷ 3 ÷ 8) = 2,75.

Если оклад одного работника – 70 тыс. рублей, собственник переплатил каждому из них 8370 рублей (70000 ÷ 23 × 2,75).

Не всегда в простое и вытекающих из этого потерях виноват персонал предприятия. Часто такие потери являются следствием неправильной организации труда, ответственность за которую несет руководитель всей компании или конкретного подразделения. Вынужденные перерывы в работе могут быть вызваны несогласованностью действий различных отделов, плохо выстроенной логистикой внутри организации или действиями контрагентов. Каждый случай необходимо тщательно анализировать и принимать соответствующие меры, чтобы не допускать повторения в дальнейшем.

Например, сотрудники одного из подразделений не могли выполнять свои обязанности, потому что не вовремя получили комплектующие от другого отдела. В результате пять человек на протяжении четырех часов ждали, пока им доставят необходимые детали. Простой составил 20 человеко-часов, или 2,5 человеко-дня. Посчитаем убытки: 70000 ÷ 23 × 2,5 = 7609 рублей было выплачено каждому сотруднику, хотя работа ими не выполнялась из-за плохой организации труда.

Потери могут быть обусловлены и несовпадением планов по доходу с реальным результатом. Как правило, это происходит по причине нехватки времени и производственных мощностей на компенсацию недостаточного производства.

Предположим, что час работы сотрудника оценивается в 3 тыс. рублей. На выполнение заказа ему отводится 30 часов. Кроме него это задание поручить некому, и если он заболеет, компания потеряет 30 × 3000 = 90000 рублей.

Другой пример. Час работы специалиста равен 1,5 тыс. рублей, а на завершение задания предусмотрено 40 часов. Сотрудник не укладывается в лимит и тратит на 20 часов больше. Организация опять в убытке: 20 × 1500 = 30000 рублей.

Кроме потерь, которые можно измерить деньгами, есть и другие, в том числе испорченная репутация из-за несоблюдения обещанных сроков выполнения заказа и штрафные санкции, предусмотренные договором.

Бюджетирование расходов на сотрудников

Фонд оплаты труда (ФОТ) и связанные с ним налоги могут составлять до 90 % бюджета организации. В связи с этим очень важно так планировать и распределять финансовые средства, чтобы бизнес приносил прибыль. Определяющую роль в оптимизации расходов и сокращении затрат на персонал играет опыт бухгалтеров компании.

При планировании бюджета учету подлежат все данные – ФОТ, командировочные и социальные выплаты, расходы на повышение квалификации сотрудников и так далее. Некоторые компании составляют не один вариант плана, а сразу несколько, исходя из вероятных сценариев развития бизнеса.

Приведем простой пример бюджетирования расходов на персонал на 6 месяцев

Статья расходов	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь
ФОТ (рост в каждом квартале на 5 %), тыс. руб.	400	400	400	440	440	440
Соцвыплаты и льготы, тыс. руб.	16,92	16,92	16,92	18,61	18,61	18,61
Премии						200
Подбор, обучение и развитие персонала (тыс. руб.)	50
Другие расходы (кадровое делопроизводство, охрана труда, корпоративные мероприятия, подарки, покупка рабочей формы и пр.), тыс. руб.	50	30	30	30	50	30

Итого: 3 096 590 рублей

Основные этапы создания плана бюджета – его составление, рассмотрение и утверждение руководством компании, реализация под контролем ответственных лиц и подведение итогов с оценкой достигнутых результатов.

Анализ общего объема расходов на сотрудников

Проанализировать целесообразность и эффективность затрат на работников организации можно несколькими способами.

При сравнении средних расходов на того или иного сотрудника с доходом предприятия за разные периоды собственник бизнеса может понять, грамотно ли расходуется ФОТ.

Разберем, как действует методы ROI, на конкретном примере. Воспользуемся наиболее распространенной формулой оценки эффективности:

Результат/Расходы

Под расходами мы будем подразумевать трудозатраты, а под результатом – прибыль или объем производства.

Рассчитаем ROI за 1 квартал для небольшой фирмы по производству пластиковых окон. Чтобы определить трудозатраты, надо подсчитать, сколько сотрудников были заняты на выполнении задачи и какое время им потребовалось. Предположим, что все специалисты были на месте, каждый отработал одинаковое количество дней. В этом случае трудозатраты равны среднесписочной численности персонала.

За квартал выполнено заказов на 12 500 000 рублей, в штате числится 18 человек. Следовательно, каждый из них произвел продукции на 69 444 рубля (12 500 000 : 18).

Следующий этап – определение размера финансовой отдачи: сколько приносит один сотрудник в расчете на каждый выплаченный ему рубль. Для расчета используется формула:

Объем производства (в рублях) / ФОТ

В торговле результат – это объем выручки, в производственных компаниях – стоимость выпущенной продукции. Кроме того, применяется такой вариант подсчета, как деление валовой прибыли на размер оплаты труда.

Вернемся к нашей фирме по изготовлению окон. Объем производства равен 12 500 000 рублей, а квартальный фонд оплаты труда – 1 260 000 рублей. Делим 12 500 000 на 1 260 000, получаем 9,92 рубля. Это значит, что каждый выплаченный работникам рубль приносит компании 9,92 рубля доходов.

Повысить эффективность бюджетирования затрат на сотрудников предприятия поможет анализ работы отдельных специалистов.

Предположим, вы – собственник бизнеса по производству и реализации удобрений. Чтобы понять, насколько эффективно трудится ваш менеджер по продажам, вам необходимо сопоставить объем заключенных им сделок и размер его заработной платы. Допустим, он реализовал продукции на 900 000 рублей, а вы заплатили ему 50 000 рублей. Ваша прибыль равна 200 000 рублей, следовательно, каждый рубль, потраченный на оплату труда менеджера, принес вам 4 рубля прибыли.

6 способов снизить расходы на сотрудников с помощью графика

Для оптимизации затрат на оплату труда персонала используются различные варианты составления рабочего графика. Собственник бизнеса исходит при этом из специфики своего предприятия и финансового положения. Законодательством предусмотрены следующие способы сократить расходы на сотрудников:

1. Простой

   В случае вынужденной остановки деятельности компании, связанной с отсутствием поставок от контрагентов, объявляется простой по экономическим причинам.

   При выходе из строя оборудования и невозможности его ремонта компания может заявить о начале простоя по техническим причинам. Статья 157 Трудового кодекса РФ гарантирует работникам в этот период выплату двух третей средней зарплаты.

   Простой действует с даты, указанной в приказе руководителя предприятия. В этом документе необходимо указать причины вынужденной остановки работы, а также перечислить всех сотрудников, которые временно отстраняются от выполнения своих обязанностей.

2. График неполного рабочего времени

   Изменения в организационной структуре компании или в производственном процессе, в результате которых 50 и более человек планируется уволить, могут стать причиной перевода сотрудников на неполный рабочий день.

   Примером подобных преобразований является запуск технологической линии с высокой производительностью или образование нового отдела, который будет выполнять отдельные функции других подразделений компании. Персонал должен быть предупрежден об изменении графика не менее чем за два месяца.

   Кроме того, работать неполный день имеют право сотрудники, имеющие ребенка или опекаемого до 14 лет, а также осуществляющие уход за тяжелобольным членом семьи, которые могут подтвердить необходимость этого медицинским заключением.


Всплывающие окна
Инструмент для привлечения клиентов
Подробнее

3. Ненормированный рабочий день

   Этот вариант используется на предприятиях, где есть потребность в сверхурочном привлечении отдельных работников. При ненормированном рабочем дне такие сотрудники не получают дополнительных выплат, им прибавляется три дополнительных дня к отпуску.

4. Суммированный учет рабочего времени

   Статьей 104 Трудового кодекса РФ для работодателя предусмотрена возможность перенести оплату сверхурочных часов на конец расчетного периода – месяца, квартала или года. Этот вариант подходит предприятиям, на которых наблюдаются сезонные колебания объемов производства. Правда, при увольнении сотрудников в период низкой загрузки собственник бизнеса будет вынужден оплатить отработанные дни по нормативу.

5. Сменный режим работы

   Если оборудование может работать круглосуточно, целесообразно построить график так, чтобы производство не прекращалось в вечерние и ночные часы.

   Оплата за час работы с 22.00 до 6.00 превышает дневную ставку минимум на 20 %, а продолжительность ночной смены сокращается на один час.

   

   Всплывающее окно с ловцом лидов на выходе

   Виджет Генератор клиентов от Envybox

   Подробнее

   Ночная смена может считаться таковой при условии, что на отрезок времени с 22.00 до 6.00 приходится не меньше половины рабочих часов. Если специалист работает с 16.00 до 24.00, он не может претендовать на повышенную оплату, а тот, кто трудится с 20.00 до 4.00, получает больше, хотя смена сокращена на один час.

   Для экономии затрат работодатель имеет право построить график таким образом, чтобы ночные смены не использовались.

6. Шестидневная рабочая неделя

   Работа в выходной день по законодательству оплачивается в двойном размере. Повышенных выплат можно избежать, установив на предприятии шестидневку.

   Продолжительность рабочей недели при этом также равна 40 часам, а в день перед выходным смена составляет не более 5 часов. Как правило, сотрудники работают пять дней по 7 часов, а в субботу – 5.

Снижение расходов на сотрудников путем оптимизации штата

Неблагоприятная финансовая ситуация вынуждает собственников бизнеса задуматься о том, как сократить расходы на персонал без ущерба для производства. Для анализа затрат существуют специальные онлайн-сервисы.

Оптимизировать штат можно несколькими способами:

• объединение функций: один сотрудник может совмещать выполнение нескольких обязанностей;
• сокращение количества сотрудников: сокращение заказов позволяет задействовать меньшее число работников;
• выбор универсальных сотрудников: отдавать предпочтение специалистам, способным переключаться с одной задачи на другую в зависимости от производственной необходимости;
• ротация кадров: при неравномерной загрузке разных филиалов работники направляются туда, где не хватает людей в данный момент;
• отказ от дублирования функций: во многих компаниях одну и ту же задачу решает несколько отделов или специалистов, что абсолютно нерационально. Четкое разграничение обязанностей и сокращение лишних единиц штата упростит деятельность и сэкономит средства работодателя;
• передача некоторых функций фрилансерам: имеет смысл, если постоянный сотрудник загружен работой не полностью. Копирайтинг и разработку дизайна можно поручить специалисту, не состоящему в штате;
• аутсорсинг: вместо того чтобы платить зарплату водителям, которые большую часть дня ждут, когда руководству понадобится куда-то съездить, проще и дешевле пользоваться услугами фирмы-аутсорсера и вызывать машину по мере необходимости;

Как контролировать отдел продаж
С помощью связки Envybox+Kickidler
Подробнее
• снижение требований к квалификации: сотрудникам без высшего образования можно платить меньше, главное, создать для них четкие пошаговые инструкции и назначить контрольные точки для проверки качества работы;
• привлечение сотрудников без опыта работы: зачастую проще и дешевле обучить начинающего специалиста, чем найти профессионала, который будет отвечать всем вашим требованиям.

Законодательство охраняет права сокращаемых сотрудников. Им положены выплаты за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие не меньше среднемесячной зарплаты. При проблемах с последующим трудоустройством уволенный вправе рассчитывать на выплаты до двух средних заработков.

Сокращение штата подразумевает удаление должностей из штатного расписания. В первую очередь издается соответствующий приказ, затем о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца предупреждают сотрудников, должности которых аннулируются, извещают органы занятости и профсоюзную организацию.

Далее руководство отбирает тех работников, которые останутся в компании. При этом учитывается квалификация, опыт, ценность для производства и в некоторых случаях семейное положение. Сотрудники, имеющие детей и иждивенцев, обладают преимуществом перед другими претендентами на должность.

Незаконные способы снижения расходов на сотрудников

Желание собственников бизнеса сократить затраты на сотрудников вполне понятны, но при этом стоит учитывать, что не все способы оптимизации соответствуют требованиям трудового законодательства. Нередко попытки сэкономить оборачиваются для работодателя серьезными штрафами.

Чаще всего проверяющие сталкиваются с изменением статуса наемных работников для снижения затрат на оплату их труда. Наиболее распространены следующие варианты:

• Заключение договоров ГПХ вместо трудовых. Закон предусматривает такую возможность, когда речь идет о найме физического лица для выполнения работ в рамках какого-либо проекта. Для работодателя такой способ оформления сотрудника выгоден тем, что нет необходимости создавать условия для выполнения трудовых обязанностей – обустраивать рабочее место, обеспечивать техникой и канцелярией. За такого работника не переводятся взносы на травматизм, ему не оплачивается больничный.
• Перевод работников в статус ИП на УСН с объектом «доход». За работника по найму НДФЛ составляет 13 %, а для ИП – 6 %. С работодателя снимается обязанность по уплате взносов, поскольку предприниматель делает это самостоятельно. Собственник бизнеса компенсирует сотруднику эти затраты, но даже в этом случае его экономия является существенной. Так, за 2019 год ИП обязан был уплатить около 35 000 рублей (+1% с суммы, превышающей доход 300 000 рублей). Работодатель свободен от выполнения социальных и других предусмотренных трудовым законодательством обязательств. 
• Регистрация работников самозанятыми и перевод на уплату налога на профессиональный доход (НПД). Внедрение пилотного проекта в отдельных российских регионах некоторые работодатели восприняли как еще один вариант «экономии» на сотрудниках. Переводя их в статус самозанятых, собственники бизнеса избавлялись от необходимости уплачивать налоги и страховые взносы. НПД составляет 6 %, перечисления в Пенсионный фонд отсутствуют. Однако законодатели предусмотрели способ защитить работников: владельцы компаний не имеют права заключать договоры с самозанятыми, которые последние два года работали у них. Это лишает собственников бизнеса права переводить персонал в статус самозанятых.

Подобные способы оптимизации расходов противоречат действующему законодательству. Нарушаются права работников, ведь при подмене трудовых отношений гражданско-правовыми они теряют право на достойную пенсию, оплату больничных, отпусков, получение выходного пособия. Страдает и бюджет государства, куда не поступают налоги.