Как написать деловое письмо, которое прочитают

Что написать в письме, чтобы его дочитали до конца

С

тараетесь, пишете, подбираете необходимые слова - и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.
Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

Виды деловых писем

1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

Информационный вид делового письма

Информационный вид делового письма

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

Письмо с просьбой

Письмо с просьбой

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

Пост-письмо

Пост-письмо

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо

5. Рабочие письма  — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

Рабочий вид письма

Рабочий вид письма

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

Письмо-претензия

Письмо-претензия

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

Нерабочее письмо

Нерабочее письмо

8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Резюме и рекомендация

Резюме и рекомендация

Структура делового письма

1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье “Как делать е-майл рассылки и не спамить”. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

Структура делового письма

Структура делового письма

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  1. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  2. Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  3. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на  сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  4. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах  или видеороликах.  
  5. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  6. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

  1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
  2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу. Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.
  3. Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
  4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.
  5. Быть голословным. Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.
  6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.
  7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
  8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
  9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора” . Суть проста: Павлу пришло на электронную почту письмо от банка, он попросил читателей его отредактировать. Вот это письмо, приводим с разрешения получателя без изменений:

“Тема: обязательно к прочтению! изменения тарифов с 07.11.2017

Уважаемый клиент!

Доводим до Вашего сведения, что с 07.11.2017г. Банк вносит изменения в «Тарифы комиссионного вознаграждения Операционных офисов Банка за оказание услуг юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой».

Более подробную информацию Вы можете узнать в операционных офисах Банка или на сайте Банка www.rncb.ru”.

Вот такое деловое письмо. Павел назвал его ужасным во всех отношениях и предложил подписчикам написать свою версию — информативную, понятную, без ерунды. Ребята предлагали разные варианты, но победили, по мнению Павла, два.

Первая версия от Алины:

“Тема: … Банк. С 7 ноября новые тарифы за обслуживание

Здравствуйте, Павел

7 ноября 2017 года начинают действовать новые тарифы на обслуживание ИП: здесь сумма

Больше о новых тарифах можно узнать на нашем сайте (далее ссылка на сайт)

Если что-то будет непонятно, задайте вопрос в ответном письме, позвоните персональному менеджеру (кликабельный телефонный номер) или обратитесь в любой офис Банка.

Адреса офисов, расположенных в вашем городе: список адресов

Спасибо, что выбрали наш банк.

Иван Иваныч, специалист финотдела”.

Автор этой версии конкретно указала, сколько теперь надо платить клиенту. Ему уже не надо переходить неизвестно куда по ссылке — вся нужная информация имеется в письме. Но если нужно почитать подробнее — ссылка тоже имеется. Автор этого варианта сэкономила время клиентам и спасла их от блужданий по сайту. Если бы я сам составлял письмо — написал бы примерно так же”, — комментирует Павел.

Другая подписчица Ольга написала более юмористическую версию, в которой, однако, есть все что нужно:

“Здравствуйте, это ваш банк.

Раньше мы обслуживали вас за 700 рублей, а с седьмого ноября будем обслуживать за 800.

Цомк-цомк”.

“Ольга тоже указала конкретные цифры — сколько именно надо теперь платить. Но никаких ссылок в ее варианте нет — если человек захочет почитать про остальные тарифные планы, ему некуда пойти. «Цомк-цомк» — забавная подпись лично для меня, но серьезные дядьки могут не оценить”, — отметил Павел.

Общий смысл понятен, да? Исходный вариант собрал чуть ли не все приведенные выше ошибки. Варианты простых девушек из ВК получились намного проще и понятнее для восприятия, да и полезнее для адресата. Респект!

Подводя итоги

Суммируя все вышеперечисленное, подытожим. Идеальное деловое письмо должно выглядеть примерно вот так:

Идеальное деловое письмо

Идеальное деловое письмо

Была ли полезной статья? Тогда репостим и ставим лайки!

Подпишись на новые статьи

Один раз в неделю мы присылаем подборку из лучших статей, чтобы вы получили всё самое интересное в свой почтовый ящик