Деловая переписка

Топ-10 ошибок, которые мешают вашей карьере

С

ловом можно ранить и исцелить, деловая переписка – это хороший пример волшебного воздействия грамотности и стилистики на ваших партнеров.

         Вы можете ненароком сильно обидеть коллег по бизнесу и испортить себе деловую карьеру. Ознакомьтесь, пожалуйста, с указанными ниже ошибками при составлении деловых писем, чтобы в дальнейшем при ведении переписки поступать ровно наоборот. Уверяем, что оформление письма играет не меньшую роль, чем его содержание.

Смотрите, какие ляпы допускают чаще всего. Старайтесь никогда не повторять их.

Напишите черновик делового письма и три раза перечитайте его. В процессе чтения выбрасывайте всю «воду» из текста. Сразу переходите к сути дела. Прямо с первых строк. Ваш деловой партнер не имеет безлимитного времени на чтение писем. Поэтому не стоит рассказывать о предыстории события.

Например, в резюме не нужно описывать все свои 25 предыдущих мест работы. Укажите три, правдиво описав период работы и причину увольнения.

В коммерческом предложении не стоит начинать письмо с восхваления вашей фирмы. Да, вы, как сотрудник, гордитесь вашим предприятием, но контрагенту на это попросту наплевать. Ему нужно пять вагонов леса по цене на 20% ниже рыночной, поэтому предложите это сразу же, прямо в первом абзаце. Если партнер сразу не увидит своей выгоды, он с высокой вероятностью потеряет интерес в вашему письму.

Важно! Чем длиннее ваш текст, тем меньше желания его читать. Вы думаете, что резюме на 15 страницах полностью расскажет о вас и вы получите желаемую вакансию. На самом деле, его с высокой вероятностью просто не прочитают.

Не растекайтесь мыслью по древу и вы получите преимущество в переписке перед конкурентами. Ведь, скорее всего, ваше письмо не будет единственным.

Вы пишите деловое письмо, а не рассказ о проведенном лете в 5 классе. Поэтому никаких ласкательно-уменьшительных слов: «вагончики», «бревнышки» и «деньки» оставьте для игры с сыном в сборную железную дорогу. Если вы продаете лес вагонами, то пишите в таком духе: «Мы готовы поставить вам 20 вагонов оцилиндрованного бревна через 3 дня».

Неверная мысль, что просторечные и панибратские слова расположат к вам партнера. Большинство деловых людей просто увидят вашу несерьезность даже в одном таком случайно промелькнувшем слове. Наметанный глаз опытного менеджера сразу заметит стилистическую безграмотность, после чего ваше письмо бросит тень на репутацию компании.

Нужно избегать «брудершафтов» — это резкий переход на просторечную лексику в деловом письме. Это с высокой вероятностью отнимет баллы вашей деловой репутации в глазах визави. Даже если вы простой человек по своему характеру и любите фамильярное общение, пожалуйста, не делайте этого в деловой переписке.

Вы думаете, что можно поздороваться в официальном стиле, а закончить переписку закадычными друзьями. Это неверный подход. Вы должны выдерживать сухое и официальное повествование на протяжении всей переписки. Подобный подход покажет вашу культуру и знание делового этикета. В бизнесе это ценится высоко.

Таким обращением вы покажете свою вопиющую безграмотность и незнание элементарных правил русского языка курса средней школы. Запятая после слова «уважаемый» — показатель незнания правильного оформления обращения.  Обращением здесь является не слово «уважаемый», а все предложение целиком. Поэтому знак препинания будет лишним.

Оптимальная длина предложения – это две строки. Не стоит писать сложноподчиненные предложения. Даже идеальная с точки зрения русского языка пунктуация сделает текст крайне неудобным для прочтения. Но и не стоит опускаться до стиля «Ночь. Улица. Фонарь. Аптека». Этим вы натолкнете на мысль, что просто не умеете ставить запятые и тире. Прием слишком коротких предложений часто используют для скрытия своей безграмотности.

Идеальный вариант – чередовать предложения разной длины. Этим вы покажете свою культуру письма, умение излагать свои мысли и заботу о читателе.

Правильно относитесь к форматированию текста. «Простыни» из предложений без списков и подзаголовков выглядят неинформативно и сложно воспринимаются. Создайте нумерованные или маркированные списки, выделите подзаголовки, используйте выделение жирным или курсивом главных слов. Ваше письмо должно дать его получателю основную мысль послания при первом беглом взгляде на текст.

Хорошо, если в глаза бросятся цифры, статистические данные, выводы экспертов и другая проверенная и конкретная информация. Информация, размещенная в маркированных списках, читается очень охотно. Поэтому получатель письма сразу поймет, что именно вы хотели сказать своим посланием.

Виной этой ошибки обычная лень, которая появилась при переписке в социальных сетях. Для неформальных сообщений допустимо начинать предложение со строчной буквы, но в деловом письме – это огромная безграмотность. Человек, прочитавший это письмо, увидит неуважение к себе. Его о чем-то просят, делают выгодное предложение, но при этом даже не соизволили написать первое слово в предложении с большой буквы. Это верх хамства в деловом общении.

Если сотрудник позволил себе подобный ляп в резюме, то он вряд ли получит работу менеджера, не говоря уже о более высокой вакансии. Такое оформление письма свидетельствует о низкой культуре, незнании русского языка и нежелании разобраться даже в азах деловой переписки. Поэтому претендовать такой «специалист» сможет на работу грузчика, дворника или водителя, где сведена к минимуму работа с бумагами и общение с людьми.

Без профессиональной лексики не обойтись, глупо заменять устоявшуюся фразу «оцилиндрованное бревно» словосочетанием «бревно в форме цилиндра». Такой заменой вы покажете свою профессиональную безграмотность. Но не нужно в деловом общении слишком часто использовать малопонятные для большинства людей заимствованные аналоги. Например, «воркплэйс» — вместо этого заимствованного слова можно применить более приемлемое для русскоязычной аудитории выражение «рабочее место».

Другой пример – геймер. Вместо этого есть понятное русское слово «игрок». Если вы насытите ваше деловое письмо подобными словами и оборотами, то с высокой вероятностью получатель поймет вас неправильно. То есть, он поймет, какой смысл вы закладывали в слова, но составит о вас свое, не очень лестное для вас впечатление.

Когда вы употребляете в деловом письме заимствованные, устаревшие или жаргонные слова, то, скорее всего, хотите блеснуть своей грамотностью и начитанностью. Получатель письма оценивает ситуацию совершенно иначе.

Перед глазами возникает образ человека, умеющего выделиться исключительно парой не очень удачно вставленных редких слов. Пример из неудачного резюме: «Мой предыдущий воркплейс был в центре города». Согласитесь, что намного лучше бы звучала фраза: «Моя предыдущая работа была в центре города». Надо ли оно вам, умничать?

Сложный рабочий день и трудности накладывают отпечаток на стиль написания делового письма. Ваше возбуждение, злость и негодование может легко выплеснуться на бумагу. Например: «Если вы не хотите платить больше, то покупайте у нас 5 вагонов оцилиндрованного бревна в течение 3 дней. Скидка 20%».

Автор фразы хотел сделать выгодное деловое предложение, от которого не захочется отказаться. Но получатель вполне обоснованно увидел в этой фразе приказ. Почему он должен срочно купить 5 вагонов оцилиндрованного бревна? Может оно ему и не нужно сейчас.

К указанной выше фразе логически хочется добавить продолжение: «В противном случае наложим санкции». Партнера не просят приобрести товар, а буквально заставляют сделать это, используя приемы ультиматумов и давления на психику.

Лучше было бы составить коммерческое предложение следующим образом: «Уважаемый партнер, ознакомьтесь, пожалуйста, с нашими новыми ценами. Вы сможете заказать 5 вагонов оцилиндрованного бревна со скидкой 20%. Предложение действительно на протяжении 3 дней. Спасибо за внимание».

Если ваше письмо посвящено коммерческому предложению о продаже оцилиндрованного бревна, то не нужно в конце добавлять, что ваша фирма попутно занимается изготовлением мебели. Для этого серьезные люди отправят отдельное письмо.

Важно! Для деловой переписки является актуальным правило: одно письмо – одна тема. Ценится точность и конкретика. Предлагать «сразу все» — это удел бизнесменов низкого пошиба.

Если в рамках одного коммерческого предложения рассматривается несколько вопросов, то рекомендуется их пронумеровать. Например:

  1. Сроки доставки оцилиндрованного бревна.
  2. Порядок расчетов за товар.
  3. Прием претензий.
  4. Гарантия на продукцию.

За день на рядового адресата льется огромный поток информации из разных источников. Поэтому приходится переключаться с одной темы на другую. Дайте человеку возможность понять, что вы хотите в письме, сразу же и без недопонимания. Для этого используйте правило «одно письмо – одна тема».

Восклицательные знаки используют в художественной литературе для выражения сильных чувств. Экспрессии совершенно не место в деловом общении, поэтому не стоит использовать этот знак препинания в официальном письме вообще.

Не стоит писать заглавными буквами, чтобы выделить важный фрагмент текста. Обилие заглавных букв создает у собеседника впечатление, что на него кричат. Об успехе такого делового письма можно забыть вовсе.

Троеточие – символ загадочности и недосказанности. Художественный прием часто используется в романтической переписке, когда девушка хочет создать тайну в глазах молодого человека. Для делового общения такой подход неприемлем. Здесь нет места тайнам – все должно быть четко, ясно и понятно.

Аналогично со скобочками в конце слова и смайликами. Вы хотите показать человеку свою дружелюбие и расположенность, а по факту он видит несерьезность и полное игнорирование устоявшегося этикета делового общения.

Пожалуйста, запомните эти простые правила деловой переписки и не дайте безграмотности поломать вашу карьеру. Грамотность всегда в цене и будет воспринята с восклицательным знаком. Безграмотность с высокой вероятностью поставит жирную точку в вашей деловой карьере.

 

Подпишись на новые статьи

Один раз в неделю мы присылаем подборку из лучших статей, чтобы вы получили всё самое интересное в свой почтовый ящик