Автоматизация розничных продаж: зачем нужна и как провести

В том, что автоматизация розничных продаж значительно упрощает ведение бизнеса, никто не сомневается. В самом деле: внедрение подобных технологий позволяет не только быстро проводить инвентаризацию, планировать закупки или контролировать продавцов. Она дает массу других преимуществ, благодаря которым управление торговлей становится более эффективным.

Однако некоторые бизнесмены, опробовав нововведения на практике, просто-напросто отказываются от них, мотивируя это излишней сложностью и отсутствием видимой пользы. Строго говоря, весьма поспешное и недальновидное решение. Система прекрасно работает – если провести автоматизацию правильно, учитывая все возможные нюансы. А их в этом деле более чем достаточно.

Цели, которых помогает достичь автоматизация розничных продаж

Небольшие точки розничной торговли, как правило, располагаются на цокольных этажах, в пристроенных либо отдельно стоящих зданиях площадью не более 150 кв. м. Владельцы таких магазинов в большинстве своем убеждены, что автоматизация процессов им не нужна. Минимальный учет ведется вручную в обычных таблицах Excel. Но однажды попробовав внедрить более профессиональное программное обеспечение, люди меняют свое представление об автоматизации бизнеса. Эффект от такого внедрения ощущается уже через пару дней.

Итак, что дает автоматизация процессов в небольшом розничном магазине?

• Учет товара становится более прозрачным.
• Вероятность мошеннических действий и краж со стороны продавцов сводится к минимуму.
• Рабочие процессы облегчаются как для сотрудников, так и для управляющего персонала.
• Оптимизируется товарный ассортимент.
• Минимизируются ошибки при продажах, связанные с человеческим фактором.
• Улучшается клиентский сервис, повышается лояльность клиентов к магазину.
• Осуществляется более полная обработка клиентской базы.

Наибольший положительный эффект дает автоматизация торговых точек, расположенных в местах скопления потенциальных покупателей с часто образующимися очередями. Внедрение онлайн-кассы и сканера штрих-кодов в несколько раз ускоряет обслуживание клиентов. При этом количество ошибок в расчетах сводится к минимуму. Возможный результат автоматизации небольшого магазина в людном месте — рост фактической проходимости на 30-50 %.

Представителям категории самозанятых также есть смысл оптимизировать торговлю. Эти предприниматели, как правило, в одиночку и без помощников занимаются продажами, бухгалтерией и товароведением. Автоматизация процессов существенно облегчит учет и систематизацию товарного ассортимента, позволит быстро формировать и своевременно предоставлять отчетность в налоговые органы. В результате этого у предпринимателя высвобождается дополнительное время, которое он может потратить на личные нужды.

Оборудование для автоматизации магазина

К выбору оборудования для автоматизации розничных продаж следует подходить рационально. С одной стороны необходимо, чтобы удовлетворялись все потребности магазина с учетом возможного роста продаж в будущем. С другой — возможно, нет особого смысла покупать очень дорогую и производительную технику для небольшой торговой точки. Здесь лучше подойдет некий усредненный набор оборудования, состоящий из следующих элементов:

• • Онлайн-касса. Наиболее подходящий вариант для маленького магазина — SmartBox. В этом формате оборудование занимает совсем немного места и при этом имеет привлекательный внешний вид. Иногда и вовсе достаточно обычного планшета, который можно носить с собой по торговому залу.
  • Терминал для эквайринга. Количество транзакций по беспроводной технологии в дальнейшем будет только увеличиваться. Это значит, что в комплекте оборудования желательно иметь устройство, дающее возможность совершать покупки таким способом.

• Электронные весы. Данный прибор на основе показаний автоматически рассчитывает итоговую стоимость взвешенного товара. Таким образом обеспечивается защита от мошеннических действий со стороны продавцов.
• Ящик для хранения денег. Когда у продавца возникает необходимость отлучиться от прилавка (например, сходить на склад), нужно каким-то образом безопасно оставить имеющуюся на кассе наличность. В этом поможет денежный ящик.
• Сканер штрих-кодов. Данное приспособление имеет смысл внедрять, если магазин торгует сравнительно небольшим ассортиментом продукции (к примеру, одежда или обувь). Использование сканера для продажи штучных изделий положительного эффекта не даст.
• Считыватель магнитных карт. Если в небольшом магазине внедрена дисконтная система, возможно, потребуется и специальное устройство для считывания дисконтных карт.

К перечисленному оборудованию обязательно добавим настольный компьютер либо ноутбук. Данного комплекта должно хватить, чтобы автоматизировать процессы торговли любым товаром. При этом раскроются все возможности специализированного программного обеспечения, а предприниматель наглядно увидит преимущества такого внедрения.

Софт для автоматизации продаж

Автоматизация требуется и в кассовом обслуживании, и в учете движения товара на всех этапах, и в системе безопасности магазина. Для каждого случая необходимо свое программное обеспечение.

Склад нужно автоматизировать в первую очередь. Если этого не сделать, в дальнейшем предприниматель столкнется с недостачами и неучтенными позициями в имеющемся ассортименте. Значительно усложнятся оприходование, инвентаризация и списание товара.

Программа для складского учета должна включать в себя:

• функцию импорта данных из электронных таблиц;
• приложение для кассы;
• инструменты анализа (определение среднего чека, маржинальности и прибыльности);
• функцию уведомления о наличии задолженности, о планируемой обязательной закупке и т. д.

Программа для обслуживания кассы должна:

• легко ставиться на все распространенные модели онлайн-касс;
• иметь функцию регистрации продаж, приходных, расходных и возвратных операций;
• обладать простотой в использовании и понятностью;
• предоставлять возможность удаленного отслеживания всех кассовых процессов.

Многие собственники небольших точек розничной торговли убеждены, что вести учет клиентов вовсе необязательно. Но на самом деле использование специального программного обеспечения для клиентского учета способно существенно повысить продажи. При этом важно, чтобы программа отвечала некоторым требованиям:

• имела функционал по добавлению персональных и накопительных скидок;
• включала в себя инструмент анализа продаж по каждому покупателю.

Анализироваться может множество параметров: месячная выручка, средняя прибыль, средний чек, количество продаж за отчетный период и т. д. Данная программа должна формировать следующие виды отчетности:

• отчеты по продавцам, отслеживающие их эффективность;
• финансовые отчеты, облегчающие среди прочего ведение бухгалтерии;
• отчеты по отслеживанию спроса.

А лучше всего, чтобы программное обеспечение совмещало в себе функции аналитики, ведения кассы и базы клиентов. Такой универсальный софт можно использовать в любой мелкой розничной торговле, включая продажу цветов, одежды, продуктов питания и прочего.

Критерии выбора CRM-системы для автоматизации розничных продаж

CRM-система является по сути программой для оптимизации взаимодействия с клиентами, помогающей в том числе контролировать и планировать это взаимодействие. Простейшим аналогом и прототипом CRM можно назвать обычный ежедневник с контактными данными и краткой историей общения с клиентурой.

Многие начинают знакомство с бесплатных, универсальных версий данных систем. Но не увидев особенных преимуществ в их использовании, быстро отказываются в целом от ведения дел в CRM. На самом же деле этот софт эффективен в использовании, когда он соответствует особенностям конкретной отрасли.

Выбор подходящей CRM-системы для внедрения в розничную торговлю должен основываться на следующих критериях:

1. Система предназначена именно для сектора розничных магазинов.
2. Программа легко интегрируется с имеющимся аппаратно-программным комплексом.
3. Имеется возможность добавлять новый функционал по мере необходимости, а сама система удобно масштабируется.
4. Программа обладает мобильностью и гибкими настройками, позволяющими отключать отдельные функции, в которых пока нет необходимости.
5. Оказывается полная техподдержка продавцом CRM-системы.

Итак, не все CRM будут пригодными для ведения клиентов в сфере розничной торговли. Помимо указанного, выбирать программу следует только от проверенного производителя, доказавшего своим положительным опытом работоспособность и стабильность продаваемого софта.

Функциональность всех современных CRM-систем в целом неограничена. Разработчики программ могут добавлять абсолютно любые функции и модули в свои продукты. Далеко не все возможности понадобятся в области розничной торговли, поэтому нет смысла переплачивать за них. Как правило, для сравнительно небольших магазинов не требуется функция IP-телефонии — личный обзвон каждого покупателя там широко не используется.

5 этапов внедрения новых технологий

Оптимизация и модернизация процессов означает переход на электронный документооборот. В основном это актуально для небольших торговых точек площадью не более 350 кв. м. Самое важное, что при этом владельцы магазинов переводят формат торговли на самообслуживание. В таком случае сотрудничество с покупателями становится более эффективным. Клиент самостоятельно подбирает себе товары в необходимом количестве и контактирует с кассиром уже после принятия решения о покупке.

1. Определяются причины перехода на новый уровень.

Ориентироваться лишь на тренды в данном случае бессмысленно. Предпринимателю важно понять конкретные причины, сподвигающие на модернизацию. Таковыми могут быть жесткая конкуренция, увеличение товарооборота, уменьшение расходов, расширение базы клиентов, повышение качества обслуживания.

2. Разрабатываются способы реализации.

Здесь нужно выбирать между различными производителями и моделями оборудования, в многообразии представленного на рынке.

3. Закупается необходимая техника.

В первую очередь, нужно определиться, что действительно необходимо, а от чего можно отказаться ради экономии. Если бюджет достаточен для максимальной комплектации, следует отталкиваться от оптимального соотношения «цена — качество».

4. Устанавливается приобретенное оборудование, при необходимости выполняется перепланировка помещений.

На данном этапе также размещаются элементы всех систем безопасности.

5. Проводится обучение персонала.

Очень важно правильно настроить сотрудников на работу в новых условиях. В случае проявления недовольства нововведениями и саботажа придется обновлять штат, что займет продолжительное время. На обучение сотрудников, впрочем, также уйдет как минимум несколько дней.

Процесс обновления может выполняться по двум методикам: полная вариация и частичная вариация. Первый метод подразумевает под собой всестороннюю качественную модернизацию предприятия с переходом на новый регламент. Во втором случае изменениям подвергается лишь одно подразделение компании (например, склад), либо затрагивается конкретная категория товарного ассортимента.

Методика модернизации выбирается зачастую исходя из возможностей владельца компании, количества точек продаж, складской логистики. Если модернизируется целая торговая сеть, обычно происходит полная вариация. Частично обновляются чаще всего небольшие магазины. Но происходит это в несколько этапов, пока полностью не сменится регламент.

3 примера автоматизации розничных магазинов

Приведем готовые решения для розничных продаж. Автоматизацию магазина удобнее рассматривать по каждой функциональной зоне отдельно: торговый зал, кассы, склад.

• • Кассовая зона. В первую очередь, необходимо обзавестись компьютерной техникой с установленным кассовым ПО, сканером штрих-кодов и онлайн-кассой. Вместо последней в простейшем варианте рациональнее использовать фискальный регистратор, который легче подключается к компьютеру или ноутбуку. Желательно установить электронные весы, способные обмениваться данными с кассовой программой. Если в магазине продается алкогольная продукция, потребуется также отдельный 2-D сканер для распознавания кодов ЕГАИС и передачей полученных данных программному обеспечению.

Есть более специализированная и дорогая альтернатива связке персонального компьютера и кассы — POS-система в защищенном от пыли и влаги корпусе, способная круглосуточно обеспечивать надежную работу. В данный комплекс уже встроены компьютер и онлайн-касса, имеются порты для подключения периферийного оборудования (в частности, программируемой клавиатуры).

Кассовая программа дает возможность управлять бонусными акциями с начислением бонусов и с указанием их на распечатанных чеках вне зависимости от того, в каком формате выполнена онлайн-касса.

• Торговый зал. Если одной из целей проводимой автоматизации является сокращение числа менеджеров в зале, решит эту задачу установка электронных весов с возможностью печати талонов со штрих-кодами, а также прайс-чекера. В результате покупатель сможет самостоятельно проверить цену товара и взвесить его, определив конечную стоимость без помощи персонала.

• Складское помещение. Особенность продовольственных магазинов заключается в том, что приемка товара в них происходит ежедневно. Облегчит этот процесс ручной терминал для сбора данных. Этим устройством товаровед или другой ответственный сотрудник не только принимает товар, но и производит инвентаризацию. Весы на складе будут также весьма полезны. С их помощью можно проверять вес продукции от поставщика (например, свежих овощей). Кроме того, при наличии товара на развес желательно, чтобы вы могли печатать этикетки со штрих-кодами.

• • Кассовая зона. В процессе автоматизации торговли одеждой крайне важно внедрить программное обеспечение, проверяющее наличие на складе моделей определенных размеров. Эту функцию выполняет программа учета.

Повысить лояльность клиентов поможет бонусная программа с накопительной системой скидок. Включить данную акцию можно в программе для кассы. Помимо очевидной пользы для покупателей данная программа мотивирует и самих сотрудников, вклад которых наглядно отображается и, соответственно, дает повод руководству награждать наиболее отличившихся продавцов.

• Торговый зал. Крупные торговые точки в сезон распродаж загружены работой по изменению ценников. На этот случай рекомендуется установить небольшой принтер для распечатывания этикеток непосредственно в торговом зале. Недостаток консультантов можно компенсировать установкой прайс-чекера. С помощью этого устройства посетители смогут самостоятельно проверять не только цену выбранной одежды, но и имеющиеся в наличии размеры.
• Складское помещение. Необходимым элементом автоматизации склада или офиса является принтер для печати ценников и этикеток. Приемку товара, как и в случае продуктов питания, можно организовать с помощью терминала для сбора данных. Либо, как вариант, устанавливается дополнительный ноутбук, к которому подключается сканер штрих-кодов для ведения учета товара.

Руководство через соответствующее программное обеспечение сможет отслеживать всю деятельность подконтрольного магазина, управляя работой маркетологов в том числе. Внедренная CRM-система позволит магазину вести клиентскую базу и эффективно взаимодействовать с контрагентами, рассылая им персональные предложения и напоминая о себе.

Сети магазинов автоматизируются практически по тем же методикам, что и отдельные торговые точки. Однако некоторые особенности все же имеются. Важно, чтобы внедренное ПО обладало следующим функционалом:

• отслеживание остатков товарных позиций во всех магазинах сети, помогающее в случае отсутствия конкретной модели в данной торговой точке;
• ведение маркетинговых акций и работа с дисконтными картами во всех точках продаж;
• контроль единых цен на одинаковые позиции внутри сети;
• возможность контроля нескольких магазинов для владельца или директора сети.

Автоматизация розничных продаж в сетевых магазинах, как и в остальных случаях, налаживается с помощью соответствующего ПО.