CRM для агентства недвижимости – необходимость в условиях рынка

CRM для агентства недвижимости жизненно необходима. Она помогает не только отслеживать эффективность работы риелторов, с ее помощью вы сможете отслеживать актуальную информацию по объектам, а также благонадежности самих покупателей и продавцов. Кроме того, многие CRM-системы позволяют автоматически выгружать рекламные объявления в мессенджеры и на площадках.

Основные функции CRM-системы

Работа в любой сфере оценивается по ее эффективности. Добиться хороших результатов, улучшить КПД и поднять продажи сегодня помогают компьютерные программы, роботы, машины и пр. Предприятия, оказывающие разного рода услуги населению, не остались в стороне и с удовольствием используют в своей практике современную организацию труда, в том числе это касается и компаний по недвижимости. Компьютеризация риэлтерских услуг – это комплекс программ, входящих в CRM для агентства.

CRM -система для риэлтерской фирмы может работать одновременно и с компьютера, и с мобильного устройства. У этой программы гибкий интерфейс, с которым удобно общаться. Уровень доступа к системе устанавливается в зависимости от должности и выглядит примерно так:

• Руководство, собственники предприятия.
• Менеджеры офисов.
• Специалисты (риелторы).

CRM для агентства недвижимости учитывает специфику этой деятельности. Функциональные разделы, из которых она состоит, включают в себя аналитические обзоры, информацию об объектах, клиентах, сделках и т.п. С помощью CRM для агентства недвижимости любой сотрудник, имеющий к ней доступ, способен за несколько минут получить данные о клиенте, количестве удачных сделок с ним и т.п. Ему предоставляется интерактивная карта, на которой будут видны не только объекты недвижимости, но и вся инфраструктура прилегающего района.

По объему и степени охвата CRM-программа для риелтора – это почти то же самое, что и «1С» для бухгалтера. Она обладает многими функциями, способными заметно облегчить и ускорить работу специалиста по недвижимости.

Сотрудник компании, работающий в CRM-системе, может использовать любую хранящуюся в ней информацию и одновременно обновлять базу данных, пополняя архив программы результатами своей профессиональной деятельности: создание, подбор, редактирование, оформление сделки. В CRM вносится вся история работы риелторского агентства, что позволяет вести аналитический учет результатов его деятельности.

У CRM-системы есть еще две важных функции:

• Возможность пользования мультилистингом.
• Автоматическая выгрузка объявлений на порталы недвижимости.

Мультилистинг. Единая база данных о продающихся или сдающихся в аренду объектах недвижимости доступна всем пользователям CRM -программы. В свою очередь каждый участник системы вносит новую информацию по своим объектам, которая сразу же становится известной остальным операторам.

Автоматическая выгрузка. После того, как данные по объекту оказались внутри CRM, сотрудник компании получает возможность отправить их в Интернет на десятки профильных сайтов. Система формирует специальный файл типа «xml feed» и выгружает его на внешние площадки, с которыми она связана. Это могут быть как именные хабы хорошо известных порталов, так и мало кому известные хостинг-сервисы. Фид xml попадает в базу этих интернет-ресурсов, а уже оттуда объявления распределяются на тематические страницы в сети. Такая автоматизированная выгрузка может быть бесплатной или иметь настраиваемые платные варианты.

Преимущества работы в CRM для владельцев и сотрудников агентства недвижимости

Агентство недвижимости, использующее такую CRM программу, заметно повышает качество обслуживания клиентов, возрастают показатели по охвату рынка и количеству успешных сделок, обработка полученной информации происходит гораздо быстрее. Более подробно основные плюсы работы в CRM выглядят так:

1. Растет производительность труда сотрудников. Риелторы и их помощники получают в руки мощный инструмент, позволяющий выполнять свои обязанности намного быстрее и качественнее.
2. Возрастает и эффективность работы агентства благодаря простоте и удобству интерфейса CRM-программ. Даже новые сотрудники быстро осваиваются в рабочей среде.
3. Активно используя опцию мультилистинга, несколько компаний, входящих в CRM с базой собственников, получают доступ к постоянно обновляющимся актуальным данным и могут держать в поле зрения все активные объекты в городе и даже регионе.
4. Автоматическая выгрузка объявлений в сеть в десятки раз увеличит охват целевой аудитории. Для этого надо лишь регулярно заносить в CRM -систему данные по новым объектам и условиям сделки.

Минусы:

• Сопротивление сотрудников. Многие привыкли работать по старинке, в лучшем случае используя таблицы Excel. Если есть хотя бы такой опыт, то и с CRM все получится. Но может быть и такое, что риелторы просто не захотят работать по-новому и не станут вносить информацию в базу данных.
• Низкий эффект от внедрения. Напрямую связан с предыдущим фактором. Если не все данные будут внесены, то отчет системы будет неточным; программа не напомнит о встрече с клиентом, если никто не поставил такую задачу.

Можно избежать подобных ситуаций, если правильно выстроить мотивацию риелторов.

Не стоит противиться новому. Активное использование CRM-систем – это веление времени. Никто ведь не сопротивляется присутствию мобильного телефона в кармане, к примеру. Агентство недвижимости, работающее в старом формате, не сможет конкурировать с более продвинутыми компаниями и вскоре будет вынуждено уйти с рынка, потеряв всех клиентов.

Выбор лучшей CRM

Агентство недвижимости может получить CRM-систему в одном из двух вариантов:

1. В собственность.
2. В аренду.

Понятно, что собственная CRM – это наиболее привлекательный вариант, благодаря чему у бизнеса появится возможность реализовать наиболее амбициозные планы.

Вместе с собственной CRM-системой можно включить в работу и входящий в ее состав сайт по недвижимости.

Оптимальный вариант программы – использование облачных сервисов, которые легко настраиваются и могут работать на любом устройстве. Не забывайте о профессиональной направленности, поскольку специфика работы риелтора заметно отличается от функций обычного отдела продаж. Ниже мы расскажем, на какой функционал следует обратить особое внимание.

• 

  Онлайн-консультант на сайте

  Почему пользователи предпочитают его?

  Подробнее

  • База объектов

    В изучаемой CRM-системе обязательно должна быть функция создания картотеки, ведения единой базы данных по объектам недвижимости. В каждой карточке должны быть обязательные для заполнения поля – описание объекта, контакты владельца, фото и история работы с объектом. Проверьте, возможно ли добавление собственных полей, где будет указываться важная для риелтора информация, например, вид из окна.

    Очень удобно, если в CRM-системе предусмотрен поиск с фильтром по любому полю. Ведь каждый клиент формулирует запрос по собственным критериям.

  • Парсинг объектов

    Клиент приходит в агентство недвижимости, чтобы купить, к примеру, двухуровневую квартиру, оснащенную двумя санузлами. Его не волнует, есть ли такие объекты в вашей базе данных или вы будете искать их на других сайтах. Если вы не дадите быстрый ответ, клиент уйдет в другую компанию. Поэтому при выборе программы CRM для агентства недвижимости обратите внимание на такую функцию, как автоматический поиск объявлений от собственников недвижимости в Интернете.

  • Автоматическая публикация объявлений в Интернете

    Чтобы загрузить 10 объявлений на внешнюю площадку, риелтор тратит около часа. Столько же уходит на встречу с новым клиентом. Хотите сэкономить время – приобретайте CRM с автоматической выгрузкой объявлений на сайты недвижимости.

    Функция должна быть связана с сервисом рассылки объявлений. Риелтору достаточно выбрать нужные объекты недвижимости в базе данных CRM и подтвердить доступ к сервису.

• Удобная клиентская база

  Первая причина, по которой владельцы бизнеса соглашаются подключить CRM-систему – это удобная организация базы клиентов. Ведь от поведения и состояния клиентов зависит и рост продаж, и прибыль компании. В базе данных CRM на каждого клиента заводится отдельная карточка со всей доступной информацией о нем.

В карточке клиента должно быть следующее:

— Обязательные поля: ФИО, телефон, почта.

— История сделок с записями звонков и сообщений.

— Поля для ответственного риелтора с возможностью примечаний.

— Информация о счетах и состоянию оплаты, документах.

Для дополнительной информации придется открывать и настраивать собственные поля в карточке, поэтому такая функция должна быть предусмотрена заранее.

Для обычных людей, решивших продать или купить квартиру, общение с риелтором будет скорее всего однократным – жилье так часто не меняют. Актуальность клиентской базы в CRM-системе связана скорее с информацией об инвесторах, их потребностях и возможностях. Особенно когда речь идет о муниципальных торгах и торгах имуществом банкротов.

• Интеграция с телефонией, мессенджерами и почтой

В процессе тестирования CRM для агентства недвижимости следует обратить особое внимание на интеграции системы с различными коммуникаторами. Они создадут дополнительные удобства в работе риелтора и будут полезны по двум причинам:

— Если необходимо восстановить в памяти переговоры с клиентом, у сотрудника агентства будет возможность прослушать записи всех звонков и посмотреть историю переписки.

— В этом случае ответы на вопросы клиентов будут даваться очень быстро, независимо от того, как они их задают: через социальные сети, популярные мессенджеры, почту и т.д.

Опытный риелтор знает перечень каналов, по которым ему приходится общаться с клиентом. Надо лишь выяснить у разработчиков программы, возможна ли интеграция системы с каждым из них.

Подключение к IP-телефонии не даст пропустить ни одного звонка, а интеграция с почтой позволит ежедневно экономить час рабочего времени.

• • Конструктор документов

    Виды сделок ограничены, поэтому существует пакет основных документов для продажи или аренды недвижимости, куда входят шаблоны авансового договора, договора купли-продажи, платежных поручений и т.д. Риелтору остается лишь подставить в нужные поля данные клиента. Процесс занимает время, к тому же никто не застрахован от ошибок.

    Функция конструктора документов избавит от форс-мажорных ситуаций. Шаблоны вносятся в систему только один раз. При оформлении сделки данные клиента будут взяты из карточки и автоматически загружены в шаблон каждого документа.

    Тем самым полностью исключается влияние человеческого фактора на составление серьезных документов.

  • Настройка прав доступа

    От утечки конфиденциальных данных не застраховано ни одно агентство. Ваша будущая CRM-система должна иметь гибкую настройку прав доступа к данным, чтобы каждый работник мог просматривать только те разделы, которые ему необходимы для решения своей задачи, а корректировать или удалять карточки клиентов разрешалось лишь ограниченному числу сотрудников. Тогда можно не бояться, что при увольнении риелтор уведет клиентов с собой или удалит всю информацию из базы.

• Доработка функционала под ключ

  Владельцы бизнеса вынуждены менять CRM-систему из-за ограниченности функционала.

  Поэтому стоит подумать об индивидуальной доработке программы до того, как вы соберетесь ее приобрести. Если кажется, что сейчас все замечательно и CRM-система полностью отвечает вашим требованиям, кто знает, что будет завтра.

• Техническая поддержка

  30 % опрошенных предпринимателей были вынуждены отказаться от CRM из-за полного отсутствия технической поддержки. Поэтому при тестировании системы проверьте оперативность сопровождения по конкретным пунктам:

— Каналы связи: в идеальном варианте должен быть online-чат внутри системы.

— Оперативность ответа: если вам ответили в течение 10 минут, значит, надо брать.

— Понятность и адекватность поддержки: убедитесь, что специалист готов объяснять вам столько времени, сколько потребуется для полного понимания проблемы.

Интеграция EnvyCRM для агентства недвижимости

Компания Envybox предлагает владельцам бизнеса одно из своих решений – EnvyCRM. Система построена так, что менеджерам не придется проходить обучение. Директор или администратор системы заранее настраивает шаблоны, по которым сотрудник будет выполнять определенные действия, и передает ему доступ. Человек сразу же погружается в CRM, работая по заданному сценарию.

Чтобы зарегистрироваться в системе, на Главной странице в правом верхнем углу надо кликнуть по кнопке «Регистрация». Или открыть страницу с тарифами, где выбрать самый первый. Он на неделю открывает доступ к CRM для агентства недвижимости бесплатно.

• Внимательно введите свои данные и после этого снова кликните по кнопке «Регистрация».
• Довольно быстро на вашу электронную почту придет письмо с указанием логина и пароля, с которыми можно войти в систему.

В личном кабинете в боковом меню слева отражены 7 основных разделов:

• Работать тут (здесь виден список открытых задач, кто и как из сотрудников с ними работает).
• Входящие (сюда попадают заявки с сайта, сообщения с онлайн-чата, различных call-back, фиксируются телефонные звонки, в том числе и пропущенные).
• Отчеты (показываются отчеты по каждому показателю: работе менеджеров, лидам, активности воронки продаж, отмененным заказам из-за отказов клиентов, телефонным звонкам, электронным письмам, этапам выполнения задач и продажам).
• Поиск (зная параметры сделки – дату, номер договора и пр., можно легко найти ее в системе, а также задать для поиска конкретные параметры лидов или клиентов).
• Настройки (основной раздел по настройке удобной работы системы, здесь можно увидеть ее конфигурацию, добавить новых сотрудников или целый отдел, дать обозначение различным типам обращений, подключить необходимые интеграции и т.д.).
• Как настроить (используя всплывающее окно, вы можете обратиться к специалисту и заказать настройку CRM или же выбрать готовое решение по своей сфере деятельности).
• В кабинет Envybox (отсюда можно попасть в личный кабинет главного сервиса).

Ниже расположена отдельная красная кнопка, которой можно воспользоваться при обращении в службу технической поддержки или пожаловаться на нарушение.

Вся настройка системы производится в соответствующем разделе «Настройки». Для начала в подразделе «Общие» установите свой часовой пояс и рабочий график вашей компании.

• Откройте вкладку «Сотрудники» и кликните по кнопке «Добавить сотрудника», если вам требуется ввести в систему нового работника.
• В открывшемся окне введите в каждое поле необходимую информацию о пользователе, определите для него персональные настройки и право доступа.
• Нажмите на кнопку «Добавить».

На этой же вкладке можно ввести новый отдел. Для этого нажмите на кнопку «Добавить отдел», внесите в графу его название и поставьте галочку в качестве подтверждения своих действий.

Только после этого в новый отдел можно принимать сотрудников. Обычно этот действие происходит при добавлении нового пользователя или при изменении карточки уже существующего.

Настройка основной воронки продаж происходит в подразделе «Сделки» на вкладке «Этапы сделки».

На вкладке «Логика кнопок» можно использовать те кнопки, что уже есть, или добавить новые. Они понадобятся менеджеру по продажам, чтобы установить статус заказа (к примеру, оплачен или нет), работать с поставленными задачами и общаться с клиентами.

В подразделе «Интеграции» вы найдете названия тех сервисов, которые можно присоединить к EnvyCRM для добавления новых функций. Для удобства поиска они распределены по категориям.

Для подключения сервиса, которого нет в этом подразделе, кликните по соответствующей кнопке.

Тогда система предложит к использованию API и WEBHOOK для интеграции тех сервисов, которых нет в общем списке EnvyCRM.

По умолчанию заданы 4 этапа:

• В работе.
• Оплата.
• Отказ.
• Архив.

У сотрудника есть возможность отправить уведомление о каждом из этапов клиенту или менеджеру, воспользовавшись Telegram или электронной почтой. Например, от клиента пришла оплата заказа, в ответ он получит письмо с благодарностью и информацией о способе доставки. Или в систему попало извещение об отказе клиента от покупки. Тогда эту задачу можно перенести в архив.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, работник должен кликнуть по кнопке «Добавить» напротив того этапа, о котором надо отправить уведомление, и подключиться к мессенджеру Telegram или к сервису e-mail-рассылок.

Уже существующую базу клиентов в формате Excel легко перенести в систему, используя подраздел «Импорт».

Нажмите на кнопку «Импортировать», дальше система сама выдаст необходимые инструкции.

• Закончив работать с настройками, закройте этот раздел и откройте «Входящие». Кликните по кнопке «Добавить клиента».
• Введите известные вам данные о клиенте: имя, номер телефона и e-mail. Укажите сотрудника, который будет вести этого клиента, и выберите тип обращения.
• Нажмите на кнопку «Добавить».

В разделе «Входящие» появятся новые клиенты, для возможного редактирования этих карточек воспользуйтесь кнопкой «Открыть».

В данные можно занести регион или часовой пояс клиента, указать сумму заказа, загрузить какие-то файлы (например, квитанцию об оплате или гарантийный талон) или просто оставить примечание.

В разделе «Работать тут» задачи формируются только после того, как менеджер взял в работу клиентов. При наведении курсора на любую задачу появляется кнопка «Открыть».

Чтобы оказаться внутри, достаточно кликнуть по ней. После входа в задачу вы сможете открыть сделку или взаимодействовать с клиентом, кликая на специальные кнопки.

Вся статистика заявок, звонков, лидов, общения по чату, плана продаж и т.д. собирается в разделе «Отчеты». Для удобства они распределены по соответствующим категориям.

Зайдите в раздел «Как настроить» и нажмите на кнопку «Выбрать готовое решение».

Вы увидите список отраслей. Чтобы узнать подробнее, например, о программе CRM для агентства недвижимости, кликните по соответствующей надписи.

Перед вами откроется страница с описанием выбранной сферы деятельности. Внизу вы увидите кнопку «Применить решение». Нажмите на нее, чтобы запустить именно эту сборку.

Система потребует от вас подтвердить создание новой CRM и удаление всех прежних настроек.

Если вы еще раз зайдете в настройки системы, то увидите, что изменились этапы воронки продаж, добавились новые кнопки и бизнес-процессы. Это означает, что подключилась отраслевая сборка.

Выбирайте программу с возможностью поиска собственника продаваемого жилья, поскольку сегодня именно он является главным клиентом агентства. Тогда затраты на внедрение этой CRM окупятся моментально.