Удаленка без суеты

Но, как говорится, не было бы счастья, да несчастье помогло… А почему? Давайте разбираться.

Дело в том, что с переходом на формат удаленной работы мы столкнулись еще в 2019 году. И это были не какие-то вынужденные меры, а мы сами осознанно пришли к этому решению. В данной статье я расскажу вам о том, почему вообще мы приняли такое решение. А также о том, какие преимущества для компании дает найм удаленных сотрудников и как правильно и грамотно организовать их рабочий процесс в компании.

Для начала представлюсь. Меня зовут Алексей Молчанов, я основатель международной IT-компании Envybox. На сегодняшний день в штате нашей компании числится 80 человек, из которых около 50 сотрудников работают удаленно. А ведь еще в 2019 году практически все сотрудники работали в офисе. Всего лишь 1-2 человека — из дома.

Дело в том, что наша компания, собственно и сам офис, находится в г.Пенза, численность которого чуть больше 500 тысяч человек. Получается, что кадровая база для найма новых сотрудников не превышает этой цифры. Учитывая, что среди их количества есть и нетрудоспособные люди.

А при найме удаленных сотрудников, кадровая база увеличивается в сотни раз, потому что по всему миру около 300 млн. русскоговорящих людей, которых мы можем принять на работу в компанию.

Разница впечатляющая!

Так вот, по причине того, что все сотрудники работали в офисе, затраты на найм были в несколько раз больше, чем сейчас. А именно в 2019 году затраты составляли:

• 300 тыс.рублей в месяц — аренда офиса (220 кв.метров);
• 40 тыс.рублей — организация рабочего места для 1 нового сотрудника.

Под организацией рабочего места подразумевается необходимое оборудование для работы, то есть это непосредственно само рабочее место в офисе (стол, стул и прочие канцелярские принадлежности) + компьютер и гарнитура.

Притом, что в 2019 году все сотрудники работали в офисе.

Сейчас же эти затраты сократились в несколько раз:

• 120 тыс.рублей в месяц — аренда офиса (100 кв.метров)
• 200 рублей — организация рабочего места для 1 нового сотрудника.

Под организацией рабочего места удаленного сотрудника подразумеваются только затраты на найм и обучение.

Притом, что сейчас около 60% сотрудников компании работают удаленно.

Кстати, под удаленной работаю я подразумеваю не фриланс, то есть выполнение каких-то разовых поручений. А работу в режиме фул-тайм, то есть полную занятость, как если бы сотрудник работал в офисе: с 9 до 18 часов.

А теперь я расскажу подробнее об организационных моментах удаленной работы в компании Envybox. Чтобы эффективно работать с удаленными сотрудниками мы используем несколько решений:

Это сервис, который позволяет эффективно управлять всей командой, даже если основная часть работает удаленно.

• Организационно-функциональная схема (ОФС)
• Система инструкций и регламентов
• Управление показателями
• Коммуникации между сотрудниками

Подробнее о каждом из блоков ERP-системы (что из себя представляет и какие решает задачи) я расскажу дальше, потому что на этом инструменте мне бы хотелось остановиться отдельно. А для начала я все же познакомлю вас со всеми решениями, которые мы используем в компании.

Дело в том, что факт установки данной программы, как минимум дисциплинирует самого сотрудника. Потому что бывают случаи, когда, работая дома, сотрудники сталкиваются с различными отвлекающими факторами. Некоторые из которых мы как раз можем выявить при помощи этой программы и вернуть внимание сотрудника на рабочие задачи и непосредственно на результат своего труда.

Поэтому обращаемся к Yaware только в тех случаях, когда замечаем снижение качества и результата работы сотрудника.

Смотрите, пример одного из отчетов в этой программе.

В Yaware мы можем посмотреть насколько продуктивно работает каждый удаленный сотрудник, начиная от фактически отработанного времени, заканчивая сайтами и ресурсами, которые он посещал в течение дня.

Кстати, программу мы устанавливаем не в приказном режиме, а исключительно по обоюдному согласию с каждым сотрудником и прояснением ее значимости и необходимости.

Это программа для видеоконференций. Ее мы используем для проведения совещаний в компании.

Раньше с этой целью мы использовали Skype или Google Hangouts. Уверен, что многие из вас знакомы с ними не понаслышке.

Но недавно мы нашли другое решение, качество связи которого в несколько раз лучше, чем в Skype и Google Hangouts. Это Zoom.

Для того, чтобы начать пользоваться этой программой, ее необходимо установить на свой компьютер, ноутбук или телефон, а затем можно планировать и создавать видеоконференции.

Функционал Zoom достаточно обширный и имеет множество полезных инструментов.

Это онлайн платформа, позволяющая проводить вебинары. Ее мы используем для проведения еженедельных собраний.

Кстати, про собрания.

Это очень крутой и полезный инструмент для поддержания боевого духа сотрудников и создания единого информационного поля. Такие собрания у нас в компании проводятся по средам в 17 часов.

Также здесь мы награждаем лучших сотрудников компании в различных номинациях, например, самый компетентный сотрудник, сотрудник месяца и так далее.

Этот мессенджер мы используем в нескольких целях. Во-первых, наша ERP-система интегрирована с Telegram. И когда в ERP-системе сотрудник компании ставит задачу другому сотруднику, то автоматически в Telegram приходит уведомление тому, кому была адресована задача. Детально о постановке задач и нашей ERP, как и обещал, расскажу чуть ниже.

А пока давайте дальше разберем цели использования Telegram в нашей компании.

Итак. Во-вторых, в Telegram у нас есть корпоративный чат, в котором сотрудники делятся своими победами и обратной связью от клиентов и партнеров компании. Можно сказать, что чат является неким “вдохновителем” на продуктивную работу.

Давайте здесь немного поясню. Как и сказал выше, в чате сотрудники регулярно делятся различными приятными новостями, касающимися нашей компании.

Например, сотрудники клиентского сервиса делятся положительной обратной связью от клиентов, которую регулярно получают при ежедневном общении с ними. Это могут быть, как аудио отзывы, так и отзывы в виде текста.

Ребята из отдела продаж делятся крупными сделками, которые совершили. То есть они высылают скриншоты произведенной оплаты от клиента. Это очень мотивирует сотрудников и вдохновляет на более продуктивную работу!

Ребята из отдела пиар делятся проведенными пиар акциями, а также другими многочисленными активностями.

Все ребятам искренне радуются за достижения и победы своих коллег! Потому что вся команда, каждый сотрудник работает на одну общую цель! И это очень круто.

Это платформа для удаленного обучения сотрудников.

Вообще в компании мы регулярно проводим обучение не только новых, но и текущих сотрудников. С этой целью есть так называемые программы индивидуального развития. Эти программы разрабатываются отделом обучения для каждого структурного подразделения.

Но, когда мы начали нанимать сотрудников на удаленную работу, такой формат обучения стал неудобным. Поэтому мы приступили к поиску решения, которое позволило бы организовать комфортное обучение для каждого сотрудника компании. Этим решением стала платформа Unicraft, которую сейчас активно используем для обучения всех сотрудников компании.

В результате использования этого инструмента, то есть платформы Unicraft, мы автоматизировали весь процесс обучения в компании и это дало свои крутые результаты. К слову, раньше менеджер начинал продавать через месяц после трудоустройства в компанию. Сейчас же новые менеджеры продают уже через неделю.

А сейчас, как и обещал подробнее расскажу о каждом из блоков нашей ERP-системы.

Первый блок называется организационно-функциональная схема (коротко ОФС). Она показывает все функции, которые есть в компании, какие результаты ожидаются от каждого сотрудника. То есть на ней мы видим какой результат труда должен быть у сотрудников конкретного подразделения.

Например. Если мы возьмем отдел продаж, то результатом его деятельности является доход, полученный от продаж. Не потенциальные клиенты, готовые купить, а именно денежные средства, поступившие на счет компании. В отделе пиара результатом деятельности являются публикации в интернете, способствующие формированию положительного имиджа компании. И так далее по каждому отделу и подразделению.

Основным отличием ОФС от обычной организационной структуры компании, является именно описание ожидаемого результата труда.

Ниже на скриншоте представлена наша ОФС.

Это очень крутой и удобный инструмент, который находится в открытом доступе для всех сотрудников компании.

И позволяет не только понять, что ожидается от конкретного сотрудника, то есть какой результат труда он должен показать, но и является помощником в решении других вопросов.

Поэтому как только в компанию приходит новый человек, то его непосредственный руководитель проводит знакомство с ОФС. Рассказывает подробно об этом инструменте, когда и с какой целью его необходимо использовать. А также показывает, где в ОФС будет находиться непосредственно сам сотрудник.

И, сразу после трудоустройства, за сотрудником определяется место в ОФС и ему становятся доступны все регламенты и инструкции, касающиеся его работы.

Вообще в компании есть инструкции, доступные для конкретного подразделения, а есть те, которые доступны всем.

Чтобы вам было понятнее приведу пример.

Предположим, что в компании работают два новых сотрудника: первый — это менеджер по подбору персонала, а второй — менеджер по продажам.

И каждому из этих сотрудников доступны “свои” инструкции.

Например, в списке инструкций менеджера по подбору персонала будут такие, как:

• Правила открытия и закрытия вакансий
• Как составить объявление о вакансии
• Правила публикации вакансий
• и так далее

Было бы нелогичным изучать эти инструкции менеджеру по продажам, потому что результат труда у него абсолютно другой.

Но есть и те инструкции, которые доступны всем сотрудникам компании. Эти инструкции связаны с основными вопросами работы в компании. Например, это:

• Инструкция описывающая график работы в компании
• Инструкция об организационно-функциональной схеме компании
• Правила постановки задач в ERP
• и так далее

Наличие инструкций и регламентов позволяет в несколько раз быстрее влиться в рабочий процесс и начать работу на новом месте. А также эффективно и качественно выполнять всю работу.

И вот мы подошли ко второму блоку, который называется Система инструкций и регламентов.

Выше я уже упомянул инструкции и регламенты, когда рассказывал про ОФС. Также я рассказал о том, что есть инструкции доступны сотрудникам конкретного подразделения, а есть те, которые доступны всем сотрудникам компании.

Так вот. Все инструкции и регламенты компании Envybox находятся именно в этом блоке. На текущий момент времени их количество достигает уже более 500.

Плюс ко всему это значительно сокращает время, как руководителя, так и самого сотрудника на уточнение возникших вопросов и другие разъяснения. А значит больше времени остается на выполнение конкретных задач, направленных на достижение результата своего труда.

Таким образом, все знания, каждый опыт и успешные действия закрепляется письменно и не передается из уст в уста. Ведь что-то можно забыть рассказать. А с инструкциями такого уже не происходит.

Третий блок ERP называется Система показателей.

Данный блок позволяет вести учет и анализ показателей результата каждой деятельности в компании.

Вообще, в Envybox у каждой функции определены свои показатели, которые позволяют оценить и понимать насколько эффективно осуществляется работа в той или иной области. Эти показатели считаются понедельно и выводятся в специальном разделе, который и называется “Система показателей”.

В дальнейшем, на основании этих показателей в компании принимаются управленческие решения о том, какие действия необходимо делать здесь и сейчас, а что можно отложить на второй план. То есть система показателей является неотъемлемой частью планирования деятельности и целей компании.

И, наконец, четвертый блок — Коммуникации между сотрудниками

Именно этот блок, как я уже писал выше, интегрирован с мессенджером Telegram. С его помощью все сотрудники компании коммуницируют между собой внутри ERP-системы. В результате чего вся необходимая информация всегда остается в одном информационном поле.

А в случае коммуникации через ERP, вся переписка ведется в рамках одной конкретной задачи. Ничего никуда не пропадает. И в любой момент можно будет просмотреть всю цепочку коммуникации.

Ниже покажу, как это выглядит, но для начала расскажу, как работает.

Руководитель или любой другой сотрудник ставит задачу другому сотруднику с описанием всей необходимой информацией и предоставлением нужных данных для ее выполнения.

После того, как задача будет добавлена в ERP, сотрудник получает уведомление в Telegram о том, что у него новая коммуникация.

И в дальнейшем он может отвечать по задаче или задавать вопросы, как непосредственно из самой ERP-системы, так и при помощи мессенджера Telegram.

Чтобы написать комментарий по задаче из Telegram, достаточно нажать на кнопку “Ответить” в боте уведомлений, написать текст своего комментария и отправить сообщение.

Чтобы написать комментарий по задаче в ERP-системе, необходимо открыть нужную задачу и ввести в поле “Комментарии” нужный текст.

Использование всех инструментов и решений, о которых я вам рассказал позволяет организовать максимально комфортную и эффективную работу абсолютно каждого сотрудника независимо от того, где он находится: в офисе или работает удаленно.