Системы учета рабочего времени — способ контролировать сотрудников и узнать, кто в коллективе действительно работает, а кто в большей степени отдыхает. С помощью такой программы можно улучшить эффективность деятельности команды. Мы собрали лучшие предложения, чтобы помочь быстрее определиться с выбором.

Хотите оптимизировать рабочий процесс и контролировать всех сотрудников находясь в любом месте и в любое время? Системы учета рабочего времени, сокращенно СУРВ, это полезное программное изобретение. С ним можно вести свой бизнес удаленно, но при этом эффективно. Не придется стоять «над душой» у каждого сотрудника. Сегодня мы расскажем вам о существующих системах и об их преимуществах.

Итак, что вообще такое Employee Monitoring Software, дословно переводится как программное обеспечение для мониторинга сотрудников. Свою наибольшую активность оно получило в период начала пандемии. Думаем, не нужно объяснять, почему 80% компаний перешли на удаленный режим.

• Удаленный просмотр экрана компьютеров сотрудников в режиме реального времени. Да, вы можете увидеть открытый Facebook вместо Google таблиц. И кроме этого, присутствует ли сотрудник на рабочем месте, какие вкладки открыты в его браузере, а может быть он раскладывает пасьянс?
• Самостоятельно отслеживать статистику активности пользователя. Здесь речь не только о том, в какой программе и сколько проводит время пользователь. Но и больше о том, как выстроить эффективность рабочего процесса. Например, вы можете отследить сколько времени у подчиненного уходит на отправку почты. Если вас не устраивает результат, то этот процесс также можно автоматизировать.
• Возможность выявлять нечестных сотрудников, которые «сливают» информацию конкурентам. Чтобы не быть голословным в своих обвинениях, вы можете сделать запись с экрана его компьютера, а перед этим внимательно изучить ситуацию.
• Самое ценное – время! Его вы сможете учитывать и вести собственную статистику. Когда компьютер включается/выключается, входит в спящий режим. Это позволит вам как руководителю выявить наиболее активных и трудолюбивых подчиненных.
• Выстраивание рабочего процесса – трудоемкий процесс и требует аналитики. Собирайте данные, формируйте отчеты и вы заметите, в какие дни сотрудников можно нагружать больше, а в какие – делать послабления. Это положительно отразится на общей картине рабочего процесса.
• Вы можете оставлять уведомления своим подчиненным и у них не будет возможности сказать: «Я не получил ваше смс». Уведомления, сообщения посредством EMS отправляются на рабочий стол пользователя.

Почему надо установить СУРВ и чем они хороши в отличие от колл-трекингов, веб-камер, и других ПО?

1.   Удобство
2.   Многофункциональность
3.   Многоплатформенность
4.   Адекватная стоимость
5.   Положительные отзывы пользователей

Каждая из представленных программ подходит для определенного вида задач. Подбирать нужно исходя из ваших требований.

Главный акцент в программе делается на мониторинге активности пользователей, при этом интерфейс значительно простой и удобный.

Четыре основные компонента программы позволяют установить ПО на компьютер наблюдателя, на компьютер наблюдающего, на сервере хранить все данные, с помощью веб-интерфейса менять настройки. Широкий круг пользователей делает эту программу универсальной: она подходит как для владельцев малого, так и большого бизнеса. 

Kickidler предлагает инструменты самоконтроля, которые позволяют сотрудникам просматривать свои нарушения в работе и отчеты о производительности. Более того, с помощью графических отчетов бизнес-менеджеры могут определить, в какое время дня их сотрудники наиболее продуктивны. Это дает вам представление о том, как вы можете мотивировать их и поддерживать постоянный уровень производительности.

Преимущества программы:

— Просмотр неограниченного количества компьютеров.

— Запись видео с экранов.

— Мультиплатформенность. Совместимость с последними версиями Windows, Linux и MacOS.

— Простой интерфейс и установка.

— Программу можно установить, как в открытом режиме, так и в скрытом.

— Бесплатная версия программы с ограничением до 6 юзеров.

— Программа полностью переведена на русский, английский, испанский и португальский языки.

Недостатки Kickidler

— Запись с экранов занимает много места на сервере — для решения этого вопроса можно смотреть за сотрудниками в режиме реального времени;

— Цена. Ценообразование зависит от срока лицензии, так, месячный тариф на одного сотрудника выходит дороже тарифа на 3 месяца. А если контроль необходим на больший срок, то подойдет бессрочная лицензия.

StaffCop предлагает современное решение, которое поможет вам своевременно обнаруживать и реагировать на различные инсайдерские угрозы. Он способен контекстно-богатой регистрации активности ПК и использует передовые передовые методы поведенческого анализа.

Автономный режим позволяет контролировать пользователей, даже когда они не находятся в сети. Если программа не может подключиться к серверу, она сохраняет данные в своей локальной базе данных и начинает передавать их на сервер, как только соединение возобновляется. Даже если ваш сотрудник использует свой ноутбук во время деловой поездки, вы не потеряете контроль над его работой.

Преимущества Staffcop

— Сбор данных. С помощью StaffCop вы сможете собирать данные об активности ваших сотрудников, анализировать их, выявлять возникающие проблемы и решать их в нужное время

— Анализ. Автоматический и статистический анализ данных поможет оперативно выявлять подозрительную активность пользователей, выявлять инциденты, выявлять нелояльных сотрудников.

— Оповещения. Вы будете получать автоматические оповещения, которые будут предупреждать вас о нарушениях сотрудниками политики безопасности или любых других действиях, которые непродуктивны или опасны.

— Отчеты. StaffCop предоставляет удобный конструктор – интерфейс отображения информации – который поможет вам предварительно настроить отчеты.

— Блокировка нежелательной активности. С StaffCop вы запретите своим сотрудникам посещать определенные веб-сайты, запускать определенные приложения и использовать съемные USB-накопители. Это снизит риск заражения компьютеров рабочих мест и локальной сети компании вредоносными программами и повысит производительность сотрудников.

Недостатки программы:

— Датированная многоступенчатая настройка сервера и клиента on-prem;

— Не хватает облачного интерфейса администратора.

LanAgent выполняет две задачи, которые жизненно важны для любой компании сегодня: наблюдение за сотрудниками для обеспечения продуктивного использования рабочего времени и предотвращение утечки конфиденциальных данных. Это возможно благодаря монитору активности приложения, который внимательно следит за всей активностью в корпоративной сети.

LanAgent показывает полную разбивку рабочего времени сотрудников, указывая, сколько времени каждый сотрудник потратил на компьютерные игры, обмен мгновенными сообщениями и связанные с работой задачи.

Преимущества LanAgent:

— Регистрирует все нажатия клавиш;

— Запись скриншота;

— Отслеживание и мониторинг приложений; позволяет блокировать запуск нежелательных программ;

— Вычисляет время работы каждого приложения и время его активного использования, а также общее время работы компьютера, его активного использования и простоя;

— Отслеживание IM в чате (Skype, Viber и др.);

— Записывает все посещенные веб-сайты, позволяет блокировать нежелательные страницы;

— Мониторинг разговоров в Skype;

— Мониторинг электронной переписки;

— Отслеживание печатных документов;

— Обнаружение подключения и удаления внешних хранилищ;

— Создает теневую копию файлов, скопированных сотрудниками на USB-устройствах;

— Позволяет блокировать внешние носители информации (флэш-накопители, CD-DVD) плагина;

— Расширенная система аналитических отчетов (активность ПК, использование приложений, аналитика веб-сайтов);

— Мониторинг установки и удаления программного обеспечения;

Недостатки программы LanAgent:

— Отсутствие интеграции с облачными сервисами. У следящего модуля программы нет поддержки MacOS (ее поддержка в разработке).

Данная программа содержит главную функцию: по ее отчетам вы сможете увидеть, на что тратят время ваши подчиненные.

У CrocoTime категории имеется одно преимущество: она проста в использовании и требует малого объема данных для хранения и передачи. Данная информация конфиденциальна и руководитель может не переживать за ее сохранность.

Преимущества программы:

— Мониторинг производительности сотрудников;

— Обнаруживает несбалансированную рабочую нагрузку ваших сотрудников и помогает контролировать удаленных работников;

— Отслеживание времени из различных источников;

— Обеспечивает широкую картину рабочего дня посредством интеграции с IP-телефонией, календарями, POS-терминалами/турникетами;

— Автоматические расписания;

— Фиксирует нарушения правил труда и сравнивает их с отчетами отдела кадров;

— Аналитика бизнес-процессов;

— Помогает найти наиболее эффективные процессы и не тратить время на ненужные задачи, такие как избыток деловых встреч.

— Облачные и локальные версии системы.

Недостатки программы

Главный минус программы CrocoTime в том, что она сохраняет минимум данных, а именно: информация о посещенных сайтах и работающих программах. То есть эта программа не даст вам реальную картину и не позволит объективно оценить ситуацию с распределением рабочего времени.

Стахановец собирает, обрабатывает и анализирует информацию. Каждая особенность его функции делает бизнес более эффективным, а работу сотрудников более безопасной.

Информация, собранная Стахановцем, может быть просмотрена на любом доверенном устройстве: компьютере, ноутбуке, планшете независимо от операционной системы. Данные, собранные комплексом, хранятся внутри замкнутого периметра — сервера, на котором установлена программа.

Преимущества программы

—  Мониторинг аудио разговоров в мессенджерах;

— Анализ эффективности каждого сотрудника. Распознавание продуктивной и коррупционной деятельности.

— Перехват почты, сообщений в мессенджерах и чатов в социальных сетях.

— Мониторинг посещаемых сайтов и используемых программ. Точное время работы с каждым ресурсом;

— Уведомление о подозрительных действиях и запрет их осуществления. Перехват данных, выводимых за периметр ПК;

— Предотвращение утечек информации в виде таблиц, документов. Мониторинг и контроль печати;

— Различные режимы сбора данных для групп пользователей: возможность тонкой настройки глубины уровня контроля для отделов, подразделений и отдельных сотрудников;

— Высокий уровень кастомизации и персонализации сбора и анализа информации: настройки для записи видео, аудио и скриншотов периодически и возможность изменения качества хранимой информации и места ее хранения (локально или на сервере).

Недостатки Стахановца:

— Данные в виде отчетов выгружаются в простом html, и отсортировать их нет возможности;

— Видеонаблюдение берет много трафика, а запись видео занимает много памяти на диске.

Итак, подведем итоги сравнения. Среди вышеперечисленных систем учета рабочего времени почетное первое место занимает Kickidler. Она хороша не только своим функционалом, но и простотой использования и установки. Среди конкурентов у нее нет аналогов.

Если у вас есть сотрудники, специально обученные под сбор и анализ информации, то смело выбирайте StaffCop. Система позволяет работать с большим объемом данных.

Функционал CrocoTime недостаточен для полноценного контроля сотрудников. Его плюс – возможность размещения данных в облачном хранилище.

Возможности LanAgent и Стахановец во многом схожи с StaffCop, однако интерфейс этих двух программ сильно устарел и нуждается в серьезном обновлении.

Хорошо подойдет для малого и среднего бизнеса. Дает точную информацию по каждому сотруднику: начало и конец рабочего дня, перерывы на обед, перекусы и прочие паузы. Статистика отображается в диаграмме и таблице, позволяя отслеживать динамику работы. Вы можете наглядно видеть, когда продуктивность достигает своего пика, когда падает и как влияют на сотрудников нововведения. Все это поможет выстроить индивидуальную стратегию компании, правильно распределить задачи и добиться лучших результатов.

ОфисМЕТРИКА поминутно учитывает нажатия клавиш, клики мышью, скроллинг, записывает посещения программ и сайтов, но не нарушает права сотрудников. Переписки, пароли и другая личная информация не записываются. Данные не передаются в интернет, их видит только администратор. 

Преимущества ОфисМЕТРИКИ:

— Автоматический учет рабочего времени.

— Делит сайты и программы на продуктивные и нет.

— Показывает, сколько времени потрачено на одном сайте.

— Наглядная статистика в виде графиков и диаграмм.

— Рассчитывает условную продуктивность в процентах.

— Строит полный табель рабочего времени по всем сотрудникам компании.

— Для удобства сотрудников можно распределить по отделам.

— Учитывает тип графика: фиксированный, свободный, отработка по часам.

— Можно задать график для конкретного человека.

— Информация хранится в пределах одной локальной сети.

— Можно выбрать версию по доступной цене: до 3, 5, 10, 20 и 30 рабочих мест.

— Бесплатные обновления в течение года после покупки лицензии.

— Оперативная техподдержка на русском языке.

Недостатки программы:

— Сотрудник не может видеть свой отчет.

— Нельзя отметить, почему вас не было на рабочем месте: совещания отображаются как пропуск.

— Только для Windows. 

И пандемия свою роль сыграла, и мир окончательно глобализировался, да и экономия на офисе в условиях разворачивающегося кризиса не лишняя. Если вы до сих пор не перевели своих сотрудников на дистант, самое время начать – тем более, это проще, чем кажется!

Минимум три причины:

1. Рынок труда уже начинает штормить, дальше будет больше. Удалённая работа позволяет вам найти в этом шторме крутых специалистов, не привязываясь к географии – нанимайте лучших и на лучших условиях,
2. За последние два года многие профи попробовали удалёнку и оценили её плюсы: нет траты времени на дорогу, комфортнее условия труда, график. Чем ценнее сотрудник, тем важнее удержать его, а удалённая работа – отличная «плюшка»,
3. Экономия. Её уже упоминали в самом начале: меньше затрат на офис, электричество, интернет, рабочее оборудование и т. д.

CRM-система для интернет-магазина

Для лучшего обслуживания клиентов в 2022 году

Подробнее

Плюс за последние 2 года механизмы перевода сотрудников на удалёнку отточили до блеска. Сейчас не нужно тыкаться вслепую, как это было весной 2020-го, достаточно просто взять проверенное решение.

Видеовиджет для сайта от Envybox

Помогает легко привлечь больше клиентов на сайт

Подробнее

Три объекта внимания:

1. Оборудование. Для отдела продаж представляет собой смартфон, компьютер/ноутбук и доступ в интернет. Как правило, всё это у специалиста уже есть – а даже если ноутбук придётся выдать, дорогая модель не нужна. Расходы всё равно быстро окупятся за счёт экономии на офисе,
2. Связь. Тут всё очень просто: рабочие чаты и Zoom (или отечественные аналоги, вроде Яндекс.Телемост). Планёрки в онлайне по эффективности почти не отличаются от очных, а повседневное общение у сотрудников и так идёт через мессенджеры,
3. Контроль. Пункт, который вызывает у работодателя больше всего вопросов. В офисе всегда можно просто зайти к подчинённому и посмотреть, чем он там занимается. Отслеживаются опоздания, время прихода-ухода, перекуры – в общем, можно держать руку на пульсе. С работой из дома так… тоже получится!

Российская CRM-система

CRM-система от Envybox: обзор возможностей

Подробнее

На самом деле, в современных реалиях контроль и организация работы сотрудника в офисе и удалёнщика почти не отличаются друг от друга.

Скажите, вы давно лично бегали по кабинетам, чтобы посмотреть, чем там сотрудники занимаются? Уверены, что да – или вообще так не делали: у руководителя хватает других забот и задач.

В современной методологии организации бизнеса весь контроль над подчинёнными происходит через инфополе предприятия:

• • Нужно посмотреть, как у сотрудника с загрузкой и результатами по проектам? Вы открываете CRM: в Envybox чётко видно, какие кому назначены задачи, что закрыто, что в процессе. Никуда идти не надо, звонить тоже, всё и так видно. Если возникают вопросы, их можно оставить прямо здесь, в комментариях к карточкам конкретных проектов-заявок – или списаться в мессенджере/созвониться. Это попросту удобно,

CRM-система для малого бизнеса

Создаем и упорядочиваем клиентскую базу, привлекаем новых заказчиков

Подробнее

• Хотите убедиться, что сотрудник сидит и работает, а не прокрастинирует? Вечно у него за плечом стоять не будешь, нужно мониторить активность на протяжении всего рабочего дня. Этим тоже занимается специальный софт: Kickidler устанавливается на компьютер и фиксирует, что и когда человек делал. Какие сайты открывал, каким ПО пользовался, когда был активен, а когда – нет. По итогу формируются удобные отчёты, по которым сразу видна продуктивность.

Видеопрезентация системы учёта рабочего времени Kickidler

То есть, даже в офисе руководитель весь контроль осуществляет, сидя за собственным компьютером и глядя в отчёты. Что изменится с переводом на удалёнку? Ничего.

Доступ к Envybox можно получить откуда угодно, был бы интернет. Какая разница, где физически сидит сотрудник, если он точно так же видит:

• Все поступающие заявки – сразу, без задержки по времени,
• Все комментарии коллег и руководства,
• Все данные по клиентам: кто, что и когда заказывал, какой статус по расчётам – всю информацию, нужную продажнику для работы.

Kickidler – второй компонент связки – тоже без проблем ставится на любой компьютер, в том числе на домашний или личный. Сотруднику просто нужно будет создать учётную запись для работы, поставить туда модуль Кикидлера и не забывать выключать его, если планирует отвлечься. Тогда программа не заденет никакие личные данные и отработает точно так же, как в офисе.

Интеграция Telegram и EnvyCRM

Пишите первыми Вашим клиентам — Telegram и CRM

Подробнее

С технической точки зрения всё просто, осталось организовать саму работу. Здесь есть ключевое правило: не переборщите с контролем и давлением!

Обычно работодатели, которые переводят сотрудников на удалённую занятость, очень опасаются снижения показателей и роста прокрастинации. Из-за этих страхов хочется сразу закрутить гайки: постоянно смотреть на активность в Кикидлере, и, если её нет, звонить-писать специалисту, тормошить его.

1. Вашим сотрудникам понадобится время на адаптацию – в первые дни небольшое снижение КПД будет вполне нормальным, дайте людям время привыкнуть,
2. Чем меньше вы сами нервничаете и суетитесь, тем проще подчинённым подстроиться к новым условиям – работайте как обычно, они втянутся,
3. Тот же отдел продаж много работает не с компьютера, а с телефона – если человек не активен в Кикидлере, это не значит, что он ничего не делает,
4. Данные нужно оценивать на дистанции хотя бы в неделю, а не сиюминутно – бывают люди с неровной продуктивностью, то всплеск, то спад,
5. Лишнее давление – лишний стресс: даже если нужно вмешаться, лучше сделать это конструктивно и мягко, спросить, что мешает сотруднику работать, как ему помочь.

Контроль – лишь инструмент, а не самоцель: в конечном итоге вы просто хотите получить от труда своих подчинённых соответствующие оплате этого труда результаты. Поэтому мы рекомендуем рассматривать отчёты Kickidler вместе со статистикой по закрытым заявкам и продажам из Envybox, так вы получаете полную картину.

Виджеты для сайта

Организовываем взаимодействие с пользователями

Подробнее

• Если у сотрудника хорошие результаты в CRM и в Кикидлере всё в порядке, отлично!
• Если в CRM всё ок, а Кикидлер показывает низкую продуктивность, это свидетельствует о потенциале для роста (или о том, что человек большую часть времени работает не за компьютером): попробуйте мягко его раскрыть,
• Если в CRM результаты оставляют желать лучшего, а в Кикидлере всё ок, проблема может быть в слишком сложных задачах: подумайте о повышении квалификации сотрудника или смене нагрузки для него,
• Если и там, и там всё печально, начинайте активную индивидуальную работу с подчинённым: постарайтесь выяснить, в чём его проблема и как её решить. Кому-то мешают домашние, кто-то просто не подходит для работы из дома (тут хорошим вариантом будет гибридный офис), у кого-то могут быть не связанные с удалёнкой проблемы – вариантов масса, поэтому индивидуальный подход и личное участие очень важны.

Как построить воронку продаж

Которая будет приносить постоянную прибыль

Подробнее

В любом случае, связки Envybox+Kickidler вполне достаточно для контроля над удалёнными сотрудниками. Развернуть эти инструменты можно буквально за день, поэтому переход на удалёнку в 2022 вовсе не так сложен, как может показаться.

Попробуйте сами – а если возникнут вопросы, пишите, поможем!

Напоминаем, что для пользователей Envybox действует специальная партнерская скидка 30% по промокоду Envybox на приобретение любого типа лицензий на программное обеспечение Kickidler. Теперь контролировать эффективность и продуктивность ваших сотрудников стало еще доступнее и выгоднее!